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# Bestell-Matching

> Gleichen Sie Rechnungen in ABBYY FlexiCapture mit Bestellungen ab: Verbinden Sie PO-Datenbanken, aktivieren Sie Vergleichsregeln und verifizieren Sie Rechnungspositionen anhand von Bestellpositionen.

Eine Bestellung (PO) ist ein Geschäftsdokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt wird und Art, Menge und vereinbarte Preise der Produkte oder Dienstleistungen angibt, die der Verkäufer dem Käufer liefern wird. Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird und die Produkte, Mengen und vereinbarten Preise der Produkte oder Dienstleistungen angibt, die der Verkäufer dem Käufer geliefert hat.

Viele Unternehmen erfassen Bestellungen. Von Lieferanten ausgestellte Rechnungen enthalten die Nummern der jeweiligen Bestellungen. Bei der Verarbeitung von Rechnungen können Sie die darin aufgeführten Produkte und Dienstleistungen mit den Angaben in den jeweiligen Bestellungen vergleichen.

Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie die Verifizierung für Rechnungen überspringen möchten, die mit einer zuvor bestätigten Bestellung übereinstimmen.

Standardmäßig ist das Bestell-Matching deaktiviert.

<div id="enable-the-comparison-of-invoices-with-purchase-orders">
  ## Aktivieren des Vergleichs von Rechnungen mit Bestellungen
</div>

<div id="enable-the-feature-in-flexicapture-for-invoices">
  ### Aktivieren Sie die Funktion in FlexiCapture for Invoices
</div>

<Steps>
  <Step title="Öffnen Sie das Dialogfeld „Dokumentdefinitionen“">
    Wählen Sie im Menü **Project** den Eintrag **Dokumentdefinitionen...** aus.
  </Step>

  <Step title="Bearbeiten Sie die Dokumentdefinition">
    Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf **Edit...**.
  </Step>

  <Step title="Öffnen Sie die Eigenschaften der Dokumentdefinition">
    Wählen Sie im Menü **Document Definition** den Eintrag **Eigenschaften der Dokumentdefinition...** aus.
  </Step>

  <Step title="Öffnen Sie die Einstellung der Dokumentdefinition">
    Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte **Einstellung der Dokumentdefinition**.
  </Step>

  <Step title="Öffnen Sie die Funktionen der Dokumentdefinition">
    Klicken Sie neben der Gruppe **Zusätzliche Felder und Funktionen** auf **Edit...**, um das Dialogfeld **Document Definition Features** zu öffnen.
  </Step>

  <Step title="Aktivieren Sie das Bestell-Matching">
    Wählen Sie die Option **Bestell-Matching** aus.
  </Step>
</Steps>

<div id="connect-a-database-of-purchase-orders">
  ### Eine Bestelldatenbank verbinden
</div>

<Steps>
  <Step title="Öffnen Sie die Registerkarte Data Sets">
    Wählen Sie im Hauptfenster des Document Definition-Editors **Document Definition → Eigenschaften der Dokumentdefinition...**. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte **Data Sets**.

    Ein **Datensatz** ist eine Tabelle, die die Datenstruktur festlegt und Daten entweder speichert oder aus einer externen Datenbank bezieht.
  </Step>

  <Step title="Richten Sie den PurchaseOrders-Datensatz ein">
    Wählen Sie **Bestellungen** aus der Liste aus und klicken Sie auf **Set Up...**.

    Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten. Weitere Informationen finden Sie unter [PurchaseOrders Datensatz](/de/flexi-capture/invoice-reader/ir-columns-po). Wenn es in Ihrer Datenbank keine solche Tabelle gibt, müssen Sie möglicherweise mithilfe der in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellen.
  </Step>

  <Step title="Legen Sie die Verbindung fest">
    Geben Sie im Dialogfeld des Datensatzes **PurchaseOrders** die Zeichenfolge an, die für die Verbindung mit Ihrer ODBC-kompatiblen Bestelldatenbank verwendet wird, sowie das zu verwendende Datenschema, und wählen Sie dann die Tabelle oder Datenbankansicht aus.
  </Step>

  <Step title="Ordnen Sie die Spalten zu">
    Geben Sie die Zuordnungen zwischen den Spalten im Datensatz und in der externen Datenbank an.
  </Step>
</Steps>

Das Programm findet nun Bestellnummern und Gesamtbeträge auf Rechnungen und vergleicht sie mit den in der Bestelldatenbank gespeicherten Werten.

<div id="connect-purchase-order-line-items">
  ### Bestellpositionen verbinden
</div>

Wiederholen Sie bei Bedarf die ersten beiden Schritte unter [Verbinden einer Bestelldatenbank](#connect-a-database-of-purchase-orders), um die Registerkarte **Data Sets** im Dialogfeld **Eigenschaften der Dokumentdefinition** zu öffnen.

<Steps>
  <Step title="Den PurchaseOrdersItems-Datensatz einrichten">
    Wählen Sie **PurchaseOrdersItems** in der Liste aus und klicken Sie auf **Set Up...**.

    Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten. Weitere Informationen finden Sie unter [PurchaseOrdersItems-Datensatz](/de/flexi-capture/invoice-reader/ir-columns-po-items). Die Bestellnummer muss mit der in der Bestelldatenbank angegebenen Nummer übereinstimmen. Die Spalte **PurchaseOrders** im Datensatz ist erforderlich; alle anderen Spalten sind optional. Wenn Ihre Datenbank keine solche Tabelle enthält, müssen Sie möglicherweise mit den in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellen.
  </Step>

  <Step title="Die Verbindung angeben">
    Geben Sie im Dialogfeld des Datensatzes **PurchaseOrdersItems** die Verbindungszeichenfolge für die Verbindung mit Ihrer ODBC-kompatiblen Bestelldatenbank sowie das zu verwendende Datenschema an und wählen Sie anschließend die Tabelle oder Datenbankansicht aus.
  </Step>

  <Step title="Die Spalten zuordnen">
    Legen Sie die Zuordnung zwischen den Spalten im Datensatz und den Spalten in der externen Datenbank fest.
  </Step>
</Steps>

Weitere Informationen finden Sie unter [Erkennen der Hauptfelder](/de/flexi-capture/invoice-reader/ir-search-fields).

<div id="enable-the-capture-of-invoice-line-items">
  ### Aktivieren Sie die Erfassung von Rechnungspositionen
</div>

Weitere Informationen finden Sie unter [Zusätzliche Felder](/de/flexi-capture/invoice-reader/ir-additional-fields).

<div id="set-up-comparison-rules">
  ### Vergleichsregeln einrichten
</div>

FlexiCapture for Invoices bietet mehrere vordefinierte Regeln. Der Administrator sollte die Regeln aktivieren, die für das jeweilige Projekt erforderlich sind. Dies kann auf der Registerkarte **Rules** im Dialogfeld **Eigenschaften der Dokumentdefinition** erfolgen.

| Regel                                                                                                                          | Beschreibung                                                                                                                                                                                                                                                  | Wo sie gespeichert ist | Standardstatus                                                     |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| Bestellnummer und Betrag prüfen                                                                                                | Prüft, ob die aus einer Rechnung erfasste Bestellnummer und der Betrag den Bestellungen im Datensatz PurchaseOrders entsprechen.                                                                                                                              | PurchaseOrder          | Aktiviert                                                          |
| Rechnungsposition mit Bestellposition abgleichen                                                                               | Prüft, ob eine Position in einer Rechnung der entsprechenden Position in der Bestellung entspricht. Sie können festlegen, was verglichen werden soll und wie.                                                                                                 | LineItems              | Aktiviert, wenn die Extraktionsoption für Positionen aktiviert ist |
| Anzahl der Rechnungspositionen mit der Anzahl der Bestellpositionen vergleichen                                                | Prüft, ob die Anzahl der Positionen in einer Rechnung mit der Anzahl der Positionen in der entsprechenden Bestellung übereinstimmt.                                                                                                                           | PurchaseOrder          | Deaktiviert                                                        |
| Prüfen, ob Rechnungspositionen mit eindeutigen Bestellpositionen abgeglichen sind                                              | Prüft, ob mehrere Positionen in einer Rechnung mit ein und derselben Position in der Bestellung verknüpft sind.                                                                                                                                               | PurchaseOrder          | Deaktiviert                                                        |
| Abgeglichene Bestellpositionen erfassen (erforderlich für das ordnungsgemäße Funktionieren von PO Matching auf Positionsebene) | Erstellt eine Liste von PO-Positionen, die bereits den entsprechenden Rechnungspositionen zugeordnet sind. Bei einem manuellen Vergleich sieht der Operator nur die Rechnungspositionen, für die in der Bestellung noch keine Übereinstimmung gefunden wurde. | PurchaseOrder          | Aktiviert                                                          |

<div id="compare-invoice-line-items-with-the-purchase-order">
  ## Vergleichen Sie Rechnungspositionen mit der Bestellung
</div>

FlexiCapture for Invoices bietet mehrere Vergleichsmethoden:

* Vergleichen Sie die Nummer und den Betrag einer Rechnung mit den Angaben in der Bestellung (Rechnungskopfvergleich).
* Vergleichen Sie die Positionen einer Rechnung mit denen in den Bestellungen (Vergleich von Rechnungspositionen).

<div id="compare-invoice-items-with-purchase-order-items">
  ### Rechnungspositionen mit Bestellpositionen vergleichen
</div>

Wenn das Bestell-Matching ausgewählt ist, wird beim Verifizieren von Rechnungen im Datenformular die Gruppe **Bestellungen** angezeigt.

Für jede auf einer Rechnung gefundene Bestellung wird ein Gruppenelement angezeigt, das aus Folgendem besteht:

* Bestellnummer
* Gesamtbetrag
* Schaltfläche **Details...**
* Kontrollkästchen **Bestellung geprüft**

Wenn Sie auf **Details...** klicken, werden die Details der Bestellung unten im Bildfenster des Dokuments angezeigt (vorausgesetzt, der Administrator hat die entsprechende Datenbank mit den Bestelldetails verbunden), sodass sich Rechnungspositionen einfach mit Bestellpositionen vergleichen lassen.

Um zu bestätigen, dass die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, kann der Operator das Kontrollkästchen **Bestellung geprüft** aktivieren. Dieses Kontrollkästchen kann nur manuell aktiviert werden. Wenn es aktiviert ist, zeigt es an, dass der Operator die Werte der Felder **Bestellnummer** und **Gesamtbetrag** in der Rechnung mit denen in der Bestellung verglichen und die Übereinstimmung bestätigt hat. Sobald die Übereinstimmung vom Operator bestätigt wurde, werden die Werte dieser Felder nicht automatisch durch eine Regel geprüft.

Wenn eine Bestellung auf dem Bild nicht erkannt wurde und im Datenformular nicht angezeigt wird, klicken Sie unten in der Gruppe **Bestellungen** auf den Link **Instanz 'Bestellung' hinzufügen**. Der Gruppe **Bestellungen** wird ein leeres Element hinzugefügt. Geben Sie die Werte der Felder **Bestellnummer** und **Gesamtbetrag** ein, indem Sie die Werte im Bild auswählen oder manuell eingeben. Die von Ihnen eingegebenen Werte werden automatisch anhand einer Regel gegen die PO-Datenbank geprüft.

### <a id="itembyitem" />Positionsweiser Vergleich

Um eine Rechnung mit der zugehörigen Bestellung zu vergleichen, können die aus der Rechnung extrahierten Positionen verwendet werden. Der Operator muss möglicherweise auch für jede Rechnungsposition die passende Bestellposition auswählen.

Wenn die Erfassung von Positionen aktiviert ist, wird die Gruppe **Positionen (wiederholte Gruppe)** im Datenformular angezeigt. Diese Gruppe enthält die aus dem Rechnungsbild erfassten Positionen.

FlexiCapture gleicht Rechnungspositionen automatisch mit den entsprechenden Bestellpositionen ab. Um Positionen manuell abzugleichen, klickt der Operator auf die Schaltfläche in der Spalte **OrderItemId** und wählt die Bestellposition aus der geöffneten Liste aus.

Wenn eine Rechnungsposition nicht mit einer Bestellposition abgeglichen werden kann, aber dennoch gültig ist, aktiviert der Operator das Kontrollkästchen **Gültig** für diese Position.

Abhängig von den vom Administrator konfigurierten Einstellungen werden die folgenden Regelprüfungen durchgeführt:

* Die Anzahl der Positionen in einer Bestellung muss mit der Anzahl der dieser Bestellung zugeordneten Rechnungspositionen übereinstimmen.
* Alle Rechnungspositionen sind jeweils unterschiedlichen Bestellpositionen zugeordnet oder wurden vom Operator als gültig markiert.