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# Verwenden Sie einen Datensatz, um die Erkennung bei Belegen zu verbessern

> Zeigt, wie Sie den Vendor-Datensatz in einem Receipts-Projekt aktivieren, um Vendoren zuverlässiger zu erkennen und während der Verifizierung benutzerdefinierte Ausgabentypen zuzuweisen.

Manchmal lassen sich Vendoren zuverlässiger erkennen, wenn Sie einen Datensatz mit möglichen Vendoren aufbauen und verwenden. Ein solcher Datensatz ermöglicht es außerdem, bestimmten Vendoren benutzerdefinierte Ausgabentypen zuzuweisen. Wenn Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise üblicherweise Bürobedarf und Schreibwaren bei einem bestimmten Vendor kaufen, können Sie „Bürobedarf“ als Ausgabentyp für diesen Vendor festlegen. Dann wird bei allen erfassten Belegen dieses Vendors der Ausgabentyp automatisch auf „Bürobedarf“ gesetzt.

<div id="set-up-the-vendor-data-set">
  ## Vendor-Datensatz einrichten
</div>

Die Felder und Regeln für Datensatzprüfungen sind standardmäßig deaktiviert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie zu aktivieren.

<Steps>
  <Step title="Die Datensatzfelder aktivieren">
    Aktivieren Sie im Document Definition Editor die folgenden Felder, indem Sie auf der Registerkarte **Allgemein** im Dialogfeld „Feldeigenschaften“ auf **Bei Verifizierung anzeigen** klicken: **VendorID\_Dataset**, **VendorName\_Dataset**, **VendorExpenseType\_Dataset** und **FinalExpenseType**.
  </Step>

  <Step title="Die Datensatzregeln aktivieren">
    Aktivieren Sie im Dialogfeld **Eigenschaften der Dokumentdefinition** die folgenden Regeln: **Vendor Database Check**, **Copy Expense Type** und **Copy Company Name**.
  </Step>

  <Step title="Eine Schaltfläche für den Datenbankabgleich hinzufügen">
    Um während der Verifizierung nach Vendors zu suchen, fügen Sie dem Datenformular eine Schaltfläche hinzu:

    <Steps>
      <Step title="Eine Schaltfläche einfügen">
        Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular und wählen Sie im Kontextmenü **Schaltfläche einfügen** aus, oder klicken Sie auf **Formular → Steuerelement einfügen → Schaltfläche**.
      </Step>

      <Step title="Die Schaltfläche für einen Datenbankabgleich festlegen">
        Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte **Format**, geben Sie **Datenbankabgleich** als Aktionstyp an und wählen Sie dann die Regel **Vendor Database Check** aus.
      </Step>
    </Steps>
  </Step>

  <Step title="Die Document Definition speichern und veröffentlichen">
    Speichern und veröffentlichen Sie Ihre Document Definition.
  </Step>
</Steps>

Vendor-Namen werden jedes Mal automatisch zum Datensatz hinzugefügt, wenn das Programm auf einem Beleg einen neuen Namen erkennt. Je größer Ihr Vendor-Datensatz wird, desto zuverlässiger kann das Programm Vendors erkennen.

<div id="edit-and-look-up-vendors">
  ## Vendoren bearbeiten und suchen
</div>

Um den Vendor-Datensatz zu bearbeiten oder während der Verifizierung einen bestimmten Vendor zu finden:

<Steps>
  <Step title="Den Datensatz aus dem Datenformular öffnen">
    Klicken Sie auf die Schaltfläche, die Sie dem Datenformular hinzugefügt haben.
  </Step>

  <Step title="Eine Aktion auswählen">
    Klicken Sie je nach gewünschter Aktion auf die Schaltfläche **Datensatz bearbeiten**, **Datensatz hinzufügen**, **Daten zurücksetzen** oder **Auswählen**.
  </Step>
</Steps>

Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Datensatzes können Sie einen Ausgabentyp angeben, der für den jeweiligen Vendor typisch ist. Wenn ein Benutzer das nächste Mal einen Beleg von diesem Vendor erfasst, wird dieser Ausgabentyp im Feld **Expense type (Final)** angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter [Vendoren und Geschäftsbereiche in der Datenbank suchen](/de/flexi-capture/invoice-reader/ir-data-set-using).