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# Mise en correspondance des commandes d’achat

> Associez des factures à des commandes d’achat dans ABBYY FlexiCapture : connectez des bases de données de commandes d’achat, activez les règles de comparaison et vérifiez les lignes d’articles par rapport aux articles commandés.

Une commande d’achat (PO) est un document commercial émis par un acheteur à destination d’un vendeur. Elle précise les types, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur fournira à l’acheteur. Une facture est un document commercial émis par un vendeur à destination d’un acheteur. Elle indique les produits, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur a fournis à l’acheteur.

De nombreuses entreprises suivent leurs commandes d’achat. Les factures émises par les fournisseurs contiennent les numéros des commandes d’achat correspondantes. Lors du traitement des factures, vous pouvez comparer les produits et services qui y figurent avec ceux indiqués dans les commandes d’achat correspondantes.

Cela peut être utile, par exemple, si vous souhaitez ignorer l’étape de vérification pour les factures qui correspondent à une commande d’achat précédemment confirmée.

Par défaut, la mise en correspondance des factures avec les commandes d’achat est désactivée.

<div id="enable-the-comparison-of-invoices-with-purchase-orders">
  ## Activez la comparaison entre les factures et les commandes d’achat
</div>

<div id="enable-the-feature-in-flexicapture-for-invoices">
  ### Activez la fonctionnalité dans FlexiCapture for Invoices
</div>

<Steps>
  <Step title="Ouvrez la boîte de dialogue Document Definitions">
    Dans le menu **Project**, sélectionnez **Document Definitions...**.
  </Step>

  <Step title="Modifiez la définition de document">
    Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur **Edit...**.
  </Step>

  <Step title="Ouvrez les propriétés de la définition de document">
    Dans le menu **Document Definition**, sélectionnez **Document Definition Properties...**.
  </Step>

  <Step title="Ouvrez les paramètres de la définition de document">
    Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet **Document Definition Settings**.
  </Step>

  <Step title="Ouvrez les fonctionnalités de la définition de document">
    Cliquez sur le bouton **Edit...** à côté du groupe **Additional Fields and Features** pour ouvrir la boîte de dialogue **Document Definition Features**.
  </Step>

  <Step title="Activez la mise en correspondance des commandes d’achat">
    Sélectionnez l’option **Purchase order matching**.
  </Step>
</Steps>

<div id="connect-a-database-of-purchase-orders">
  ### Connecter une base de données de commandes d’achat
</div>

<Steps>
  <Step title="Ouvrez l’onglet Jeux de données">
    Dans la fenêtre principale du Document Definition Editor, sélectionnez **Document Definition → Document Definition Properties...**. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet **Jeux de données**.

    Un **jeu de données** est un tableau qui définit la structure des données et qui soit les stocke, soit les récupère à partir d’une base de données externe.
  </Step>

  <Step title="Configurez le jeu de données PurchaseOrders">
    Sélectionnez **Commandes d’achat** dans la liste, puis cliquez sur **Configurer...**.

    Notez la structure des données connectées. Pour plus d’informations, consultez [jeu de données PurchaseOrders](/fr/flexi-capture/invoice-reader/ir-columns-po). S’il n’existe pas de tableau de ce type dans votre base de données, vous devrez peut-être créer une vue correspondante à l’aide des outils disponibles dans votre logiciel de base de données.
  </Step>

  <Step title="Spécifiez la connexion">
    Dans la boîte de dialogue du jeu de données **PurchaseOrders**, spécifiez la string utilisée pour vous connecter à votre base de données de commandes d’achat compatible ODBC, ainsi que le schéma de données à utiliser, puis sélectionnez le tableau ou la vue de base de données.
  </Step>

  <Step title="Faites correspondre les colonnes">
    Spécifiez les correspondances entre les colonnes du jeu de données et celles de la base de données externe.
  </Step>
</Steps>

Le programme repère désormais les numéros de commandes d’achat et les montants totaux sur les factures, puis les compare à ceux stockés dans la base de données des commandes d’achat.

<div id="connect-purchase-order-line-items">
  ### Connecter les lignes d’articles des commandes d’achat
</div>

Si nécessaire, répétez les deux premières étapes de [Connecter une base de données de commandes d’achat](#connect-a-database-of-purchase-orders) pour ouvrir l’onglet **Jeux de données** de la boîte de dialogue **Document Definition Properties**.

<Steps>
  <Step title="Configurer le jeu de données PurchaseOrdersItems">
    Sélectionnez **PurchaseOrdersItems** dans la liste et cliquez sur **Configurer...**.

    Prenez note de la structure des données connectées. Pour plus d’informations, consultez [le jeu de données PurchaseOrdersItems](/fr/flexi-capture/invoice-reader/ir-columns-po-items). Le numéro d’une commande d’achat doit être identique à celui indiqué dans la base de données des commandes d’achat. La colonne **PurchaseOrders** du jeu de données est obligatoire ; toutes les autres colonnes sont facultatives. Si votre base de données ne contient pas un tel tableau, vous devrez peut-être créer une vue correspondante à l’aide des outils disponibles dans votre logiciel de base de données.
  </Step>

  <Step title="Spécifier la connexion">
    Dans la boîte de dialogue du jeu de données **PurchaseOrdersItems**, indiquez la chaîne de connexion à utiliser pour vous connecter à votre base de données de commandes d’achat compatible ODBC, ainsi que le schéma de données à utiliser, puis sélectionnez le tableau ou la vue de base de données.
  </Step>

  <Step title="Mettre les colonnes en correspondance">
    Indiquez les correspondances entre les colonnes du jeu de données et celles de la base de données externe.
  </Step>
</Steps>

Pour plus d’informations, consultez [Détection des champs principaux](/fr/flexi-capture/invoice-reader/ir-search-fields).

<div id="enable-the-capture-of-invoice-line-items">
  ### Activer la capture des lignes d’articles des factures
</div>

Pour plus d’informations, voir [Champs supplémentaires](/fr/flexi-capture/invoice-reader/ir-additional-fields).

<div id="set-up-comparison-rules">
  ### Configurer les règles de comparaison
</div>

FlexiCapture for Invoices propose plusieurs règles prédéfinies. L’Administrateur doit activer celles qui sont nécessaires à son projet. Cela peut être fait dans l’onglet **Rules** de la boîte de dialogue **Document Definition Properties**.

| Règle                                                                                                                             | Description                                                                                                                                                                                                                                                                                                    | Où elle est stockée | Statut par défaut                                                  |
| --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| Vérifier le numéro et le montant de la commande d’achat                                                                           | Vérifie si le numéro et le montant de la commande d’achat extraits d’une facture correspondent aux commandes du jeu de données PurchaseOrders.                                                                                                                                                                 | PurchaseOrder       | Activé                                                             |
| Mettre en correspondance une ligne d’article de la facture avec un article de la commande                                         | Vérifie si une ligne d’article d’une facture correspond à la ligne d’article correspondante dans la commande d’achat. Vous pouvez spécifier les éléments à comparer et la manière de les comparer.                                                                                                             | LineItems           | Activé, si l’option d’extraction des lignes d’articles est activée |
| Vérifier le nombre de lignes d’articles de la facture par rapport au nombre d’articles de la commande                             | Vérifie si le nombre de lignes d’articles d’une facture est identique à celui de la commande d’achat correspondante.                                                                                                                                                                                           | PurchaseOrder       | Désactivé                                                          |
| Vérifier si les lignes d’articles de la facture sont mises en correspondance avec des articles de commande uniques                | Vérifie si plusieurs lignes d’articles d’une facture sont associées à une seule et même ligne d’article dans la commande d’achat.                                                                                                                                                                              | PurchaseOrder       | Désactivé                                                          |
| Collecter les articles de commande mis en correspondance (nécessaire au bon fonctionnement de PO Matching au niveau des articles) | Compile une liste des lignes d’articles de la commande déjà associées à leurs lignes d’articles de facture correspondantes. En cas de comparaison manuelle, l’Opérateur voit seulement les lignes d’articles de facture pour lesquelles aucune correspondance n’a encore été trouvée dans la commande d’achat. | PurchaseOrder       | Activé                                                             |

<div id="compare-invoice-line-items-with-the-purchase-order">
  ## Comparer les lignes d’articles de la facture avec la commande d’achat
</div>

FlexiCapture for Invoices propose plusieurs méthodes de comparaison :

* Comparez le numéro et le montant d’une facture avec ceux figurant dans la commande d’achat (comparaison de l’en-tête de facture).
* Comparez les lignes d’articles d’une facture avec celles figurant dans la ou les commandes d’achat (comparaison des lignes d’articles de facture).

<div id="compare-invoice-items-with-purchase-order-items">
  ### Comparaison des articles de facture avec les articles de commande d’achat
</div>

Si la mise en correspondance des commandes d’achat est sélectionnée, le groupe **Commandes d’achat** s’affiche dans le formulaire de données lorsque vous vérifiez des factures.

Pour chaque commande d’achat trouvée sur une facture, un élément de groupe s’affiche, composé des éléments suivants :

* numéro de commande
* montant total
* bouton **Details...**
* cases à cocher **Commande contrôlée**

En cliquant sur **Details...**, vous affichez les détails de la commande d’achat (à condition que l’Administrateur ait connecté la base de données correspondante contenant les détails de la commande) au bas de la fenêtre d’image du document, afin de pouvoir comparer facilement les articles de la facture avec ceux de la commande d’achat.

Pour confirmer que la facture correspond à la commande d’achat, l’Opérateur peut cocher la case **Commande contrôlée**. Cette case ne peut être cochée que manuellement. Lorsqu’elle est cochée, cela indique que l’Opérateur a comparé les valeurs des champs **Numéro de commande** et **Total** de la facture avec celles de la commande d’achat et a confirmé la correspondance. Une fois la correspondance confirmée par l’Opérateur, les valeurs de ces champs ne sont plus vérifiées automatiquement au moyen d’une règle.

Si une commande n’a pas été détectée sur l’image et ne s’affiche pas dans le formulaire de données, cliquez sur le lien **Ajouter une instance de 'Commande d’achat'** au bas du groupe **Commandes d’achat**. Un élément vide est ajouté au groupe **Commandes d’achat**. Saisissez les valeurs des champs **Numéro de commande** et **Total** en sélectionnant les valeurs sur l’image ou en les entrant manuellement. Les valeurs que vous saisissez sont automatiquement vérifiées par une règle dans la base de données des commandes d’achat.

### <a id="itembyitem" />Comparaison ligne par ligne

Pour comparer une facture à sa commande d’achat, il est possible d’utiliser les lignes d’articles extraites de la facture. L’Opérateur peut également devoir sélectionner l’article de commande d’achat approprié pour chaque ligne d’article de la facture.

Si la capture des lignes d’articles est activée, le groupe **Lignes d’articles** s’affiche dans le formulaire de données. Ce groupe contient les lignes d’articles extraites de l’image de la facture.

FlexiCapture associe automatiquement les lignes d’articles de la facture aux articles de commande d’achat correspondants. Pour associer des éléments manuellement, l’Opérateur clique sur le bouton dans la colonne **OrderItemId**, puis sélectionne l’article de commande d’achat dans la liste qui s’ouvre.

Si une ligne d’article de la facture ne peut pas être associée à un article de commande d’achat mais reste valide, l’Opérateur coche la case **Est valide** pour cette ligne d’article.

Selon les paramètres configurés par l’Administrateur, les vérifications de règles suivantes sont effectuées :

* Le nombre de lignes d’articles dans une commande d’achat doit être identique au nombre de lignes d’articles de facture associées à cette commande.
* Toutes les lignes d’articles de la facture sont associées à des lignes d’articles de commande différentes ou ont été marquées comme valides par l’Opérateur.