Diese Funktion muss vom Administrator aktiviert werden. Andernfalls bleibt die Spalte Invoice Status leer und im Datenformular werden weder ein Status noch eine Statusbeschreibung angezeigt.
| Status | Beschreibung |
|---|
| Gültig | Die Regelprüfungen wurden erfolgreich abgeschlossen; die Rechnung ist bereit für den Export. |
| Ausnahme | Die Rechnung erfordert eine Verifizierung. |
| Abgelehnt | Die Rechnung entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen (erforderliche Daten konnten nicht gefunden werden, fehlen oder wurden falsch erkannt). Geben Sie diese Daten manuell ein oder verarbeiten Sie die Rechnung auf andere Weise (senden Sie sie beispielsweise an den Vendor zurück). |
So ändern Sie den Status einer Rechnung
Statusliste öffnen
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Wählen Sie den Grund für die manuelle Statusänderung aus oder geben Sie einen eigenen ein (wenn benutzerdefinierte Gründe vom Administrator nicht verboten wurden).
Regeln und Rechnungsstatus im Projekt Invoice Processing (EU)
| Regel | Beschreibung | Auswirkung auf den Rechnungsstatus |
|---|
| Informationen zu Geschäftsbereichen müssen der Datenbank hinzugefügt werden | Prüft, ob ein neuer Geschäftsbereich, der im Bild erkannt und im BU-Datensatz gespeichert wurde, der Datenbank hinzugefügt wurde. | Abgelehnt |
| Die Adresse des Geschäftsbereichs ist erforderlich | Prüft, dass das Feld BU\Street nicht leer ist. | Abgelehnt |
| Der Name des Geschäftsbereichs ist erforderlich | Prüft, dass das Feld BU\Name nicht leer ist. | Abgelehnt |
| Die VATID des Geschäftsbereichs ist erforderlich | Prüft, dass das Feld BU\VATID nicht leer ist. Gilt für alle unterstützten Länder außer der Schweiz. | Abgelehnt |
| Der Geschäftsbereich muss in der Datenbank vorhanden sein | Prüft, ob der im Rechnungsbild gefundene Geschäftsbereich im BU-Datensatz vorhanden ist. | Abgelehnt |
| Das Land des Geschäftsbereichs ist erforderlich | Prüft, dass das Feld BU\Country nicht leer ist. | Abgelehnt |
| Steuersätze auf nationalen Rechnungen prüfen | Prüft, dass die angewendeten Steuersätze für Rechnungen aus demselben Land korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und ihre Gültigkeitszeiträume sind für jedes Land bekannt. | Abgelehnt |
| Feld Steuersätze auf internationalen Rechnungen prüfen | Prüft, dass die angewendeten Steuersätze für internationale Rechnungen korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und ihre Gültigkeitszeiträume sind für jedes Land bekannt. | Ausnahme |
| Regel | Description | Auswirkung auf den Rechnungsstatus |
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| Vendor-Adresse ist erforderlich | Prüft, dass das Feld Vendor\Street nicht leer ist. | Abgelehnt |
| Vendor-Name ist erforderlich | Prüft, dass das Feld Vendor\Name nicht leer ist. | Abgelehnt |
| Vendor-VATID ist erforderlich | Prüft, dass das Feld Vendor\VATID nicht leer ist. Gilt für alle unterstützten Länder außer der Schweiz. | Abgelehnt |
| Vendor muss in der Datenbank vorhanden sein | Prüft, ob der im Rechnungsbild gefundene Vendor im Vendor-Datensatz enthalten ist. | Ausnahme |
| Vendor-Daten müssen der Datenbank hinzugefügt werden | Prüft, ob ein neuer Vendor, der im Bild gefunden und im Vendor-Datensatz gespeichert wurde, der Datenbank hinzugefügt wurde. | Ausnahme |
| Bankdaten des Vendors sind erforderlich | Prüft, ob IBAN, Bankleitzahl und Bankkonto den Werten im Vendor-Datensatz entsprechen. | Keine Auswirkung |
| Bankdaten des Vendors mit der Datenbank abgleichen | Prüft, dass die im Rechnungsbild erkannten Bankdaten des Vendors mit denen im Vendor-Datensatz übereinstimmen. | Keine Auswirkung |
| Regel | Beschreibung | Auswirkung auf den Rechnungsstatus |
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| Rechnungsnummer ist erforderlich | Prüft, dass das Feld Rechnungsnummer nicht leer ist. Gilt für alle unterstützten Länder außer der Schweiz. | Abgelehnt |
| Rechnungsdatum ist erforderlich | Prüft, dass das Feld Rechnungsdatum nicht leer ist. | Abgelehnt |
| Lieferdatum ist erforderlich | Prüft, dass das Feld Lieferdatum nicht leer ist. Hat keine Wirkung, wenn Lieferdatumsindikator gesetzt ist. | Abgelehnt |
| Lieferdatum muss vor dem Rechnungsdatum liegen | Prüft, dass das Lieferdatum am oder vor dem Rechnungsdatum liegt. | Ausnahme |
| Lieferdatum darf nicht länger als ein Jahr zurückliegen | Prüft, dass das Lieferdatum innerhalb der letzten 360 Tage liegt. | Ausnahme |
| Währungsangabe prüfen | Prüft, dass die Währung zu den für das Projekt angegebenen Währungen gehört. | Abgelehnt |
| Regel | Beschreibung | Auswirkung auf den Rechnungsstatus |
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| Gesamtbetrag ist ein Pflichtfeld | Prüft, dass das Feld Gesamtbetrag nicht leer ist. | Abgelehnt |
| Betragsprüfung | Prüft, ob Nettobetrag + Steuerbetrag = Gesamtbetrag. Wenn zusätzliche Kosten oder Rabatte erkannt werden, wird geprüft, ob Nettobetrag + Steuerbetrag + zusätzliche Kosten − Rabattbetrag = Gesamtbetrag. | Ausnahme |
| Das Feld Steuersatz darf nicht leer sein | Wenn Nettobetrag oder Steuerbetrag nicht leer ist, darf der jeweilige Steuersatz nicht leer sein. | Abgelehnt |
| Wenn ein Steuersatz erkannt wird, ist der Nettobetrag erforderlich | Für jeden gefundenen Steuersatz wird geprüft, dass der jeweilige Nettobetrag und Steuerbetrag nicht leer sind und dass Steuerbetrag = (Steuersatz / 100) × Nettobetrag. | Abgelehnt |
| Wenn ein Steuersatz gefunden wird, ist der Steuerbetrag erforderlich | Prüft, dass für jeden erkannten Steuersatz der jeweilige Steuerbetrag nicht leer ist. Wird nur auf Rechnungen aus Deutschland angewendet. | Abgelehnt |
| Gesamtsteuer ist ein Pflichtfeld | Prüft, dass das Feld Amounts\Total Tax Amount nicht leer ist. Wird auf alle unterstützten Länder außer Deutschland angewendet. | Abgelehnt |
| Steuerfeld prüfen | Prüft, dass für jeden erkannten Steuersatz der jeweilige Steuerbetrag für den jeweiligen Nettobetrag und Steuersatz korrekt ist (das heißt, Steuerbetrag = Nettobetrag × Steuersatz). | Ausnahme |
| Feld Gesamtsteuer prüfen | Prüft, dass Gesamtsteuerbetrag = Steuerbetrag 1 + Steuerbetrag 2. Wird auf alle unterstützten Länder außer Deutschland und Großbritannien angewendet. | Ausnahme |
| Feld Nettobetrag gesamt prüfen | Prüft, dass Nettobetrag gesamt = Nettobetrag 0 + Nettobetrag 1 + Nettobetrag 2. Wenn das Feld Nettobetrag gesamt leer ist, füllt diese Regel es anhand der Berechnung aus. | Ausnahme |
| Feld Gesamtbetrag prüfen, wenn der Gesamtsteuerbetrag erforderlich ist | Prüft, dass die Summe aus erkanntem Nettobetrag, Steuerbetrag und zusätzlichen Kosten dem Gesamtbetrag entspricht. Wird auf alle Länder außer Deutschland angewendet. | Ausnahme |
| Feld Gesamtbetrag prüfen, wenn der Gesamtsteuerbetrag optional ist | Prüft, dass die Summe aller gefundenen Nettobeträge, Steuerbeträge und zusätzlichen Kosten dem Gesamtbetrag entspricht. Wird auf Rechnungen aus Deutschland angewendet. | Ausnahme |
| Nettobetrag gesamt mit Bestellpositionen abgleichen | Prüft die Summe der Werte in der Spalte TotalPriceNetto der Tabelle LineItems im Vergleich zum Rechnungsbetrag vor Steuern (TotalNetAmount). | Keine Auswirkung |
| Regel | Beschreibung | Auswirkung auf den Rechnungsstatus |
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| Anzahl der Rechnungspositionen mit der Anzahl der Bestellpositionen abgleichen | Prüft, ob die Anzahl der Rechnungspositionen der Anzahl der Positionen in der entsprechenden Bestellung entspricht. | Keine Auswirkung |
| Bestellnummer und Amount prüfen | Prüft, ob die aus einer Rechnung erfasste Bestellnummer und der Amount den Bestellungen im PurchaseOrders-Datensatz entsprechen. | Abgelehnt |
| Prüfen, ob Rechnungspositionen eindeutigen Bestellpositionen zugeordnet sind | Prüft, ob mehrere Rechnungspositionen derselben Bestellposition zugeordnet sind. | Abgelehnt |
| Regel | Beschreibung | Auswirkung auf den Rechnungsstatus |
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| Betrag der Position prüfen | Prüft für jede Rechnungsposition, dass Quantity × UnitPrice nach Anwendung von DiscountPercentage dem TotalPriceNetto der Position entspricht. | Keine Auswirkung |
| Rechnungsposition mit Bestellposition abgleichen | Prüft, dass jede Rechnungsposition eine entsprechende Position im Datensatz PurchaseOrderItems hat. | Abgelehnt |
| Währungswert von LineItems prüfen | Prüft, dass die Währung der Position eine der für das Projekt angegebenen Währungen ist. | Abgelehnt |
| Stückpreis ist erforderlich | Prüft, dass die Spalte Stückpreis nicht leer ist. | Ausnahme |
| Gesamtbetrag auf Positionsebene ist erforderlich | Prüft, dass das Feld Total Price Netto nicht leer ist. | Ausnahme |
| Menge ist erforderlich | Prüft, dass die Spalte Menge nicht leer ist. | Ausnahme |
| GL-Code prüfen | Prüft, ob sich der Feldwert im Datensatz GLCodes befindet. Wird auch verwendet, um eine Vorschlagsliste für Stationen zu erstellen. | Keine Auswirkung |
| Kostenstelle prüfen | Prüft, ob VendorId, die zugehörige BUId und das zugehörige Feld LineItems/CostCenter im Datensatz CostCenters vorhanden sind. Wird auch verwendet, um eine Vorschlagsliste für Stationen zu erstellen. | Keine Auswirkung |
