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ABBYY FlexiCapture for Invoices ofrece las siguientes funciones.

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Reconocimiento y extracción de datos

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FlexiLayout optimizado para facturas

FlexiCapture for Invoices incluye un FlexiLayout listo para usar y optimizado para el procesamiento inmediato de facturas. Tiene un conjunto predefinido de campos de datos para el reconocimiento, que puede ampliar con campos adicionales. Este FlexiLayout puede reconocer todos los campos de datos necesarios en la gran mayoría de los documentos sin ajustes adicionales ni entrenamiento incorporado.

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Configuración específica por país

FlexiCapture for Invoices incluye un conjunto predefinido de reglas de procesamiento y otra configuración específica de cada país que se aplican después de que el programa identifica el país de la unidad de negocio facturada. Las reglas de validación automáticas garantizan que los datos cumplan las normativas y prácticas específicas de cada país. Esta configuración lista para usar está disponible para los países con soporte específico: Australia, Austria, Bélgica, Canadá, República Checa, Francia, Alemania, Gran Bretaña, Hungría, Irlanda, Italia, Países Bajos, Nueva Zelanda, Polonia, España, Suiza y Estados Unidos. Puede añadir un perfil para cualquier otro país durante la configuración.

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Reglas de Validación

Las reglas de validación predefinidas garantizan la coherencia de los datos y ayudan a detectar facturas incorrectas o incompletas, así como campos problemáticos. Los errores detectados durante la validación automática afectan al estado del documento, que distingue los documentos completamente correctos de aquellos con excepciones que requieren un tratamiento especial. En la etapa de verificación, los errores detectados por las reglas de validación van acompañados de breves comentarios que explican cada error.

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Detección del estado del documento

Cada factura recibe uno de tres estados, asignado automáticamente en función de la comprobación de las reglas de validación. La detección del estado del documento facilita la diferenciación entre facturas y permite el procesamiento sin intervención de los documentos totalmente correctos. Las facturas sin errores reciben el estado Valid; las facturas con errores menores que requieren atención reciben el estado Exception; y las facturas que no cumplen los requisitos legales o tienen datos incompletos reciben el estado Rejected. El estado de un documento cambia automáticamente a Valid después de corregir los errores. El verificador puede confirmar el estado asignado o forzar un cambio de estado, indicando los motivos en un campo de comentarios. Para las facturas con el estado Rejected, puede especificar un destino de exportación especial.

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Búsqueda avanzada en bases de datos

Durante el reconocimiento, el software compara los datos de la factura con sus bases de datos reales de Proveedor y Unidad de negocio. Los valores de los campos se completan automáticamente a partir de estas bases de datos cuando el sistema detecta con suficiente confianza los registros correctos. Si no se encuentra ningún registro o se encuentran varios, el verificador puede elegir manualmente el correcto.

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Emparejamiento de órdenes de compra

Si se ha configurado una conexión a una base de datos de pedidos o contratos, los datos de la factura pueden cotejarse con las órdenes de compra reales en la etapa de verificación. A continuación, el verificador puede abrir un pedido coincidente de la base de datos, comparar sus datos con los de la factura y confirmar los datos capturados.

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On-the-Go Training

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Entrenamiento dirigido por el Operador

Para mejorar la detección de campos de datos, está disponible la función On-the-Go Training de FlexiCapture for Invoices, que recuerda las correcciones realizadas por el usuario en la etapa de Verificación y modifica automáticamente el FlexiLayout con nuevas alternativas.

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Entrenamiento dirigido por el Administrador

El reconocimiento de datos puede mejorarse aún más revisando los resultados del entrenamiento dirigido por el Operador. Un Administrador puede revisar, revertir o ajustar estos resultados, ver y modificar el conjunto de documentos utilizado para el entrenamiento, y activar o desactivar las alternativas creadas por el entrenamiento dirigido por el Operador.

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Interfaz de verificación

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Formulario de verificación diseñado para facturas

La interfaz de verificación de FlexiCapture for Invoices está diseñada específicamente para facturas. Los campos de datos del formulario de verificación se agrupan y organizan de la forma más práctica para las facturas. Los campos clave se complementan con una instantánea de la imagen original. Los campos obligatorios se resaltan, y los mensajes de advertencia y error van acompañados de comentarios para facilitar correcciones rápidas y precisas. Puede personalizar el formulario de verificación y el orden en que se verifican los campos para adaptarlos a sus necesidades o a sus prácticas establecidas.

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Configuración

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Panel de país

Opciones como el idioma, la divisa, los formatos de fecha, los formatos numéricos, las Reglas de Validación y las tasas impositivas dependen del país. FlexiCapture for Invoices proporciona configuraciones predeterminadas para los países compatibles de forma específica, que puede modificar si es necesario. También puede añadir un perfil y especificar la configuración adecuada para cualquier otro país que no tenga configuraciones predeterminadas.