Positionen (wiederholte Gruppe) überprüfen

Rechnungspositionen in ABBYY FlexiCapture überprüfen: Continue Line Items, Felder erneut analysieren, Elemente manuell markieren und die Tabelle im Datenformular für Positionen (wiederholte Gruppe) verwalten.

Eine Rechnungsposition ist eine Gruppe von Rechnungszeilen, von denen jede einem gekauften Produkt oder einer Dienstleistung entspricht. Eine Position enthält typischerweise Felder wie Bestellnummer, Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Stückpreis und Gesamtpreis. Weitere Informationen finden Sie unter Erfasste Felder.

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Nach Rechnungspositionen suchen

Wenn Rechnungspositionen falsch erkannt wurden, können Sie die erste Position manuell markieren. Das Programm verwendet diese Information dann, um das Matching beim nächsten Mal zu verbessern.

Um den Befehl Continue Line Items auszuführen, geben Sie das Land des Vendor oder des Rechnungsempfängers an, indem Sie die entsprechenden Felder im Datenformular ausfüllen.

Wenn Rechnungspositionen falsch zugeordnet wurden, korrigieren Sie die erste Position:

1. Die erste Position umrahmen

   Zeichnen Sie ein Rechteck um die erste Position.

2. Ihre Felder markieren

   Markieren Sie alle Felder in der Position.

3. Positionen fortsetzen

   Klicken Sie in der oberen Leiste des Bildeditors auf Continue Line Items.

Das Programm gleicht die verbleibenden Positionen automatisch ab und verwendet dabei die Position der ersten Rechnungsposition und ihre Regionen.

Wenn die Ergebnisse noch nicht zufriedenstellend sind, passen Sie die erste falsch zugeordnete Position weiter an:

1. Die Position anpassen

   Ändern Sie die Position der ersten falsch zugeordneten Position.

2. Ihre Felder festlegen

   Legen Sie die Felder der Position fest.

3. Positionen fortsetzen

   Klicken Sie auf Continue Line Items.

Das Programm gleicht die verbleibenden Positionen automatisch ab und verwendet dabei die aktuelle Position und die Positionen oberhalb davon.

Falls nötig, zeichnen Sie ein Rechteck, das alle Positionen umschließt, und legen Sie die Unterteilung der Positionen mit horizontalen Trennlinien fest.

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Nach Feldern in Positionen suchen

Wenn die Positionen korrekt abgeglichen wurden, aber nicht alle Felder gefunden wurden, können Sie die Positionen der Feldregionen für einige Positionen manuell festlegen. Das Programm verwendet diese Informationen dann, um das Matching beim nächsten Mal zu verbessern.

So analysieren Sie die Positionen erneut:

1. Feldregionen platzieren

   Platzieren Sie die Feldregionen innerhalb der ersten Position.

2. Darunterliegende Positionen erneut analysieren

   Klicken Sie im oberen Bereich des Bildeditors auf Darunterliegende Positionen erneut analysieren.

Das Programm gleicht die Felder in den verbleibenden Positionen automatisch ab, ohne die Positionen zu ändern. Dabei verwendet es die Positionen der Feldregionen innerhalb der ersten Position.

Wenn die Ergebnisse noch immer nicht zufriedenstellend sind, korrigieren Sie die Felder in der ersten Position, die falsch platziert sind, und klicken Sie dann erneut auf Darunterliegende Positionen erneut analysieren. Das Programm gleicht die Felder in den verbleibenden Positionen ab und verwendet dabei die aktuelle Position sowie die Positionen darüber.

Der Befehl Darunterliegende Positionen erneut analysieren setzt Folgendes voraus:

• Das Land des Vendors oder des Rechnungsempfängers ist angegeben (die entsprechenden Felder sind im Datenformular ausgefüllt).
• Die Option Hat Tabellenlayout ist in den Einstellung der Dokumentdefinition aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegende Feldeigenschaften.

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Positionen manuell markieren

Mit ABBYY FlexiCapture können Sie Positionen manuell markieren.

1. Positionen umschließen

   Ziehen Sie auf dem Bild ein Rechteck um die Positionen, und wählen Sie im Dropdown-Menü Positionen (wiederholte Gruppe) aus.

2. Horizontale Trennlinien erstellen

   Halten Sie die linke Maustaste gedrückt oder wechseln Sie in den Modus zum Zeichnen von Trennlinien, und erstellen Sie horizontale Trennlinien zwischen den Positionen.

   Um den Modus zum Zeichnen von Trennlinien zu aktivieren, klicken Sie auf in der oberen Leiste des Bildeditors.

3. Spalten trennen

   Einige Spalten lassen sich mit vertikalen Trennlinien von anderen Feldern abgrenzen. Erstellen Sie vertikale Trennlinien, die Spalten nach dem Prinzip „ein Feld pro Spalte“ aufteilen. Wenn Sie den Mauszeiger über das umschließende Rechteck bewegen, erscheint ein Pluszeichen. Klicken Sie darauf und wählen Sie den Spaltennamen aus der Liste aus. Die entsprechenden Felder werden dann automatisch in der Spalte erstellt.

   Einige Spalten (zum Beispiel Beschreibung und Artikel) können sich auf dem Bild eine gemeinsame Spalte teilen. Markieren Sie in diesem Fall die Felder, indem Sie darauf klicken oder ihre Bereiche mit dem Mauszeiger hervorheben.

4. Feldbereiche erstellen

   Erstellen Sie innerhalb der Spalte Feldbereiche für die Felder der ersten Position. Wenn Sie Feldbereiche für die folgenden Positionen erstellen, schlägt das Programm anhand der vorherigen Positionen passende Felder vor.

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Mit Positionen im Datenformular arbeiten

Positionen werden im Datenformular als Tabelle Positionen (wiederholte Gruppe) angezeigt.

Standardmäßig zeigt das Datenformular nur die Spalten an, deren Felder im Bild gefunden wurden, sowie alle Spalten, die ein Administrator in den Einstellungen der Dokumentdefinition so festgelegt hat, dass sie immer angezeigt werden.

Um auszuwählen, welche Spalten immer angezeigt werden, auch wenn ihre Felder nicht gefunden werden, klicken Sie auf in der linken Ecke der Tabelle im Datenformular und markieren Sie die Spalten im Kontextmenü.

Um Positionen im Datenformular hinzuzufügen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer und wählen Sie im Kontextmenü einen Befehl aus: Zeile oberhalb hinzufügen, Zeile unterhalb hinzufügen, Löschen oder Alle Zeilen löschen.