Cette fonctionnalité doit être activée par l’Administrateur. Sinon, la colonne Statut de la facture reste vide et aucun statut ni aucune description de statut ne s’affiche dans le formulaire de données.
| Statut | Description |
|---|
| Valide | Les contrôles des règles se sont terminés avec succès ; la facture est prête pour l’export. |
| Exception | La facture nécessite une vérification. |
| Rejeté | La facture n’est pas conforme à la législation (les données nécessaires n’ont pas pu être trouvées, sont manquantes ou ont été reconnues de façon incorrecte). Renseignez ces données manuellement ou traitez la facture autrement (par exemple, renvoyez-la au fournisseur). |
Modifier le statut d’une facture
Ouvrir la liste des statuts
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à droite du statut. Sélectionner un statut
Sélectionnez le statut à attribuer.
Sélectionner un motif
Sélectionnez le motif de la modification manuelle du statut, ou saisissez le vôtre (sauf si l’Administrateur a interdit les motifs personnalisés).
Règles et statut des factures dans le projet Invoice Processing (EU)
| Règle | Description | Effet sur le statut de la facture |
|---|
| Les informations relatives aux unités commerciales doivent être ajoutées à la base de données | Vérifie si une nouvelle unité commerciale détectée dans l’image et enregistrée dans le jeu de données BU a été ajoutée à la base de données. | Rejeté |
| L’adresse de l’unité commerciale est obligatoire | Vérifie que le champ BU\Street n’est pas vide. | Rejeté |
| Le nom de l’unité commerciale est obligatoire | Vérifie que le champ BU\Name n’est pas vide. | Rejeté |
| L’ID TVA de l’unité commerciale est obligatoire | Vérifie que le champ BU\VATID n’est pas vide. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf la Suisse. | Rejeté |
| L’unité commerciale doit être présente dans la base de données | Vérifie si l’unité commerciale détectée sur l’image de la facture se trouve dans le jeu de données BU. | Rejeté |
| Le pays de l’unité commerciale est obligatoire | Vérifie que le champ BU\Country n’est pas vide. | Rejeté |
| Vérifier les taux d’imposition sur les factures nationales | Vérifie que les taux d’imposition appliqués sont corrects pour les factures du même pays. Les taux d’imposition possibles et leurs périodes de validité sont connus pour chaque pays. | Rejeté |
| Vérifier le champ Taux d’imposition sur les factures internationales | Vérifie que les taux d’imposition appliqués sont corrects pour les factures internationales. Les taux d’imposition possibles et leurs périodes de validité sont connus pour chaque pays. | Exception |
| Règle | Description | Effet sur le statut de la facture |
|---|
| L’adresse du fournisseur est obligatoire | Vérifie que le champ Vendor\Street n’est pas vide. | Rejeté |
| Le nom du fournisseur est obligatoire | Vérifie que le champ Vendor\Name n’est pas vide. | Rejeté |
| L’ID TVA du fournisseur est obligatoire | Vérifie que le champ Vendor\VATID n’est pas vide. S’applique à tous les pays pris en charge, à l’exception de la Suisse. | Rejeté |
| Le fournisseur doit figurer dans la base de données | Vérifie si le fournisseur trouvé sur l’image de la facture figure dans le jeu de données du fournisseur. | Exception |
| Les informations du fournisseur doivent être ajoutées à la base de données | Vérifie si un nouveau fournisseur trouvé sur l’image et enregistré dans le jeu de données du fournisseur a bien été ajouté à la base de données. | Exception |
| Les coordonnées bancaires du fournisseur sont obligatoires | Vérifie si l’IBAN, le code banque et le compte bancaire correspondent aux valeurs du jeu de données du fournisseur. | Aucun effet |
| Vérifier les coordonnées bancaires du fournisseur par rapport à la base de données | Vérifie que les coordonnées bancaires du fournisseur détectées sur l’image de la facture sont identiques à celles du jeu de données Fournisseur. | Aucun effet |
| Règle | Description | Effet sur le statut de la facture |
|---|
| Le numéro de facture est obligatoire | Vérifie que le champ Numéro de facture n’est pas vide. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf la Suisse. | Rejeté |
| La date de la facture est obligatoire | Vérifie que le champ Date de la facture n’est pas vide. | Rejeté |
| La date de livraison est obligatoire | Vérifie que le champ Date de livraison n’est pas vide. N’a aucun effet si l’Indicateur de date de livraison est défini. | Rejeté |
| La date de livraison doit être antérieure à la date de la facture | Vérifie que la date de livraison est antérieure ou égale à la date de la facture. | Exception |
| La date de livraison ne doit pas remonter à plus d’un an | Vérifie que la date de livraison se situe dans les 360 derniers jours. | Exception |
| Vérifier la devise | Vérifie que la devise fait partie de celles spécifiées pour le projet. | Rejeté |
| Règle | Description | Effet sur le statut de la facture |
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| Le champ Total est obligatoire | Vérifie que le champ Total n’est pas vide. | Rejeté |
| Vérification du montant | Vérifie si Montant net + Montant de la taxe = Total. Si des frais supplémentaires ou des remises sont détectés, vérifie si Montant net + Montant de la taxe + Frais supplémentaires − Montant de la remise = Total. | Exception |
| Le champ Taux d’imposition ne doit pas être vide | Si Montant net ou Montant de la taxe n’est pas vide, le Taux d’imposition correspondant ne doit pas être vide. | Rejeté |
| Si un taux d’imposition est détecté, le montant hors taxes est obligatoire | Pour chaque taux d’imposition trouvé, vérifie que le Montant net et le Montant de la taxe correspondants ne sont pas vides et que Montant de la taxe = (Taux d’imposition / 100) × Montant net. | Rejeté |
| Si un taux d’imposition est trouvé, le montant de la taxe est obligatoire | Vérifie que, pour chaque taux d’imposition détecté, le Montant de la taxe correspondant n’est pas vide. S’applique uniquement aux factures allemandes. | Rejeté |
| Le total de la taxe est un champ obligatoire | Vérifie que le champ Amounts\Total Tax Amount n’est pas vide. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf l’Allemagne. | Rejeté |
| Vérification du champ Tax | Vérifie que, pour chaque taux d’imposition détecté, le Montant de la taxe correspondant est correct pour le Montant net et le Taux d’imposition correspondants (c’est-à-dire, Montant de la taxe = Montant net × Taux d’imposition). | Exception |
| Vérification du champ Total Tax | Vérifie que Montant total de la taxe = Montant de la taxe 1 + Montant de la taxe 2. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf l’Allemagne et la Grande-Bretagne. | Exception |
| Vérification du champ Total Net | Vérifie que Montant net hors taxes = Montant net 0 + Montant net 1 + Montant net 2. Si le champ Montant net hors taxes est vide, cette règle le renseigne en fonction du calcul. | Exception |
| Vérification du champ Total si le montant total de la taxe est obligatoire | Vérifie que la somme du montant net détecté, du montant de la taxe et des frais supplémentaires est égale à Total. S’applique à tous les pays sauf l’Allemagne. | Exception |
| Vérification du champ Total si le montant total de la taxe est facultatif | Vérifie que la somme de chaque montant net, montant de la taxe et frais supplémentaires trouvés est égale à Total. S’applique aux factures allemandes. | Exception |
| Vérification du total net par rapport aux articles de commande | Vérifie la somme des valeurs de la colonne TotalPriceNetto du tableau LineItems par rapport au montant de la facture hors taxes (TotalNetAmount). | Sans effet |
| Règle | Description | Effet sur le statut de la facture |
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| Vérifier le nombre de lignes d’articles de la facture par rapport au nombre d’articles de commande | Vérifie si le nombre de lignes d’articles d’une facture est égal au nombre de lignes d’articles de la commande d’achat correspondante. | Aucun effet |
| Vérifier le numéro de commande d’achat et le montant | Vérifie si le numéro de commande et le montant capturés depuis une facture correspondent aux commandes du jeu de données PurchaseOrders. | Rejeté |
| Vérifier si les lignes d’articles de la facture correspondent à des articles de commande uniques | Vérifie si plusieurs lignes d’articles de la facture sont associées au même article de commande. | Rejeté |
| Règle | Description | Effet sur le statut de la facture |
|---|
| Vérifier le montant de l’article | Pour chaque ligne de facture, vérifie que Quantity × UnitPrice est égal à TotalPriceNetto pour la ligne après application de DiscountPercentage. | Aucun effet |
| Associer une ligne de facture à un article de commande | Vérifie que chaque ligne de facture a un article correspondant dans le jeu de données PurchaseOrderItems. | Rejeté |
| Vérifier la devise des LineItems | Vérifie que la devise de la ligne fait partie des devises spécifiées pour le projet. | Rejeté |
| Le prix unitaire est obligatoire | Vérifie que la colonne Prix unitaire n’est pas vide. | Exception |
| Le total au niveau de la ligne est obligatoire | Vérifie que le champ Prix total net n’est pas vide. | Exception |
| La quantité est obligatoire | Vérifie que la colonne Quantité n’est pas vide. | Exception |
| Vérifier le code GL | Vérifie si la valeur du champ est présente dans le jeu de données GLCodes. Sert également à générer une liste de suggestions pour les stations. | Aucun effet |
| Vérifier le centre de coûts | Vérifie si VendorId, le BUId associé et le champ LineItems/CostCenter associé sont présents dans le jeu de données CostCenters. Sert également à générer une liste de suggestions pour les stations. | Aucun effet |
