Estados de las facturas

Estados de las facturas en ABBYY FlexiCapture for Invoices — Valid, Excepción y Rechazada — cómo se asignan mediante comprobaciones de reglas y cómo los operadores los cambian manualmente.

Esta función debe estar habilitada por el Administrador. De lo contrario, la columna Estado de Invoice permanece vacía y no se muestra ningún estado ni su descripción en el formulario de datos.

Los estados se asignan a las facturas en función de las comprobaciones de reglas o de las comprobaciones manuales realizadas por los operadores. Los estados se muestran en la columna Estado de Invoice de la lista de documentos.

Las comprobaciones de reglas afectan al estado de las facturas solo cuando se procesan dentro del proyecto Invoice Processing (EU). Para obtener más información, consulte Reglas y estado de las facturas en el proyecto Invoice Processing (EU) más abajo.

Estado	Descripción
Valid	Las comprobaciones de reglas se completaron correctamente; la factura está lista para exportarse.
Excepción	La factura requiere verificación.
Rechazada	La factura no cumple la legislación (no se pudieron encontrar los datos necesarios, faltan o se reconocieron incorrectamente). Especifique estos datos manualmente o procese la factura de otra forma (por ejemplo, devuélvala al proveedor).

El estado de una factura se determina automáticamente mediante las reglas de validación. Cuando se corrigen los errores, las comprobaciones de reglas se vuelven a ejecutar y se asigna automáticamente un nuevo estado. Para obtener más información, consulte Reglas disponibles.

Si una factura contiene errores que no pudieron corregirse y tiene un estado distinto de Valid, el operador debe confirmar el estado. Estas facturas se exportan por separado de las facturas completadas correctamente (según lo especificado por el Administrador).

También puede establecer un estado manualmente. Por ejemplo, para permitir que el programa exporte facturas que no cumplen algunas de las reglas, el operador puede cambiar su estado a Valid. Del mismo modo, una factura que cumple todas las reglas pero no debe exportarse debe cambiarse manualmente a Rechazada o Excepción.

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Cambiar el estado de una factura

El estado actual de una factura y la descripción de la regla que se utilizó para determinarlo se muestran en la parte superior del formulario de datos. Allí también puede mostrarse el motivo del cambio manual de estado.

1. Abrir la lista de estados

   Haga clic en el botón situado a la derecha del estado.

2. Seleccionar un estado

   Seleccione el estado que desea asignar.

3. Seleccionar un motivo

   Seleccione el motivo del cambio manual de estado o escriba el suyo propio (si el Administrador no ha prohibido los motivos personalizados).

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Reglas y el estado de las facturas en el proyecto Invoice Processing (EU)

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Unidad de negocio

Regla	Descripción	Efecto en el estado de la factura
La información sobre las unidades de negocio debe añadirse a la base de datos	Comprueba si una nueva unidad de negocio detectada en la imagen y guardada en el conjunto de datos de BU se ha añadido a la base de datos.	Rechazada
La dirección de la unidad de negocio es obligatoria	Comprueba que el campo BU\Street no esté vacío.	Rechazada
El nombre de la unidad de negocio es obligatorio	Comprueba que el campo BU\Name no esté vacío.	Rechazada
El VATID de la unidad de negocio es obligatorio	Comprueba que el campo BU\VATID no esté vacío. Se aplica a todos los países compatibles excepto Suiza.	Rechazada
La unidad de negocio debe encontrarse en la base de datos	Comprueba si la unidad de negocio detectada en la imagen de la factura está en el conjunto de datos de BU.	Rechazada
El país de la unidad de negocio es obligatorio	Comprueba que el campo BU\Country no esté vacío.	Rechazada
Verificar las tasas impositivas en las facturas nacionales	Comprueba que las tasas impositivas aplicadas sean correctas para las facturas del mismo país. Se conocen las posibles tasas impositivas y sus periodos de validez para cada país.	Rechazada
Verificar el campo de tasas impositivas en las facturas internacionales	Comprueba que las tasas impositivas aplicadas sean correctas para las facturas internacionales. Se conocen las posibles tasas impositivas y sus periodos de validez para cada país.	Excepción

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Proveedor

Regla	Descripción	Efecto en el estado de la factura
La dirección del proveedor es obligatoria	Comprueba que el campo Vendor\Street no esté vacío.	Rechazada
El nombre del proveedor es obligatorio	Comprueba que el campo Vendor\Name no esté vacío.	Rechazada
El VATID del proveedor es obligatorio	Comprueba que el campo Vendor\VATID no esté vacío. Se aplica a todos los países compatibles excepto Suiza.	Rechazada
El proveedor debe encontrarse en la base de datos	Comprueba si el proveedor encontrado en la imagen de la factura está en el conjunto de datos de proveedores.	Excepción
Los datos del proveedor deben añadirse a la base de datos	Comprueba si un nuevo proveedor encontrado en la imagen y guardado en el conjunto de datos de proveedores se ha añadido a la base de datos.	Excepción
Los datos bancarios del proveedor son obligatorios	Comprueba si el IBAN, el código bancario y la cuenta bancaria corresponden a los valores del conjunto de datos de proveedores.	Sin efecto
Comprobar los datos bancarios del proveedor con la base de datos	Comprueba que los datos bancarios del proveedor detectados en la imagen de la factura sean los mismos que los del conjunto de datos de Proveedor.	Sin efecto

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Datos del encabezado de la factura

Regla	Descripción	Efecto en el estado de la factura
El número de factura es obligatorio	Comprueba que el campo Número de factura no esté vacío. Se aplica a todos los países compatibles, excepto Suiza.	Rechazado
La fecha de la factura es obligatoria	Comprueba que el campo Fecha de la factura no esté vacío.	Rechazado
La fecha de entrega es obligatoria	Comprueba que el campo Fecha de entrega no esté vacío. No tiene efecto si está establecido Indicador de fecha de entrega.	Rechazado
La fecha de entrega debe ser anterior a la fecha de la factura	Comprueba que la fecha de entrega sea igual o anterior a la fecha de la factura.	Excepción
La fecha de entrega no debe ser anterior a hace un año	Comprueba que la fecha de entrega esté dentro de los últimos 360 días.	Excepción
Comprobar el valor de la divisa	Comprueba que la divisa sea una de las divisas especificadas para el proyecto.	Rechazado

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Importes

Regla	Descripción	Efecto en el estado de la factura
Total es un campo obligatorio	Comprueba que el campo Total no esté vacío.	Rechazado
Comprobación de importes	Comprueba si Importe neto + Importe del impuesto = Total. Si se detectan costos adicionales o descuentos, comprueba si Importe neto + Importe del impuesto + Costos adicionales − Importe del descuento = Total.	Excepción
El campo Tasa impositiva no debe estar vacío	Si Importe neto o Importe del impuesto no está vacío, la Tasa impositiva correspondiente no debe estar vacía.	Rechazado
Si se detecta una tasa impositiva, el importe antes de impuestos es obligatorio	Para cada tasa impositiva encontrada, comprueba que el Importe neto y el Importe del impuesto correspondientes no estén vacíos y que Importe del impuesto = (Tasa impositiva / 100) × Importe neto.	Rechazado
Si se encuentra una tasa impositiva, el importe del impuesto es obligatorio	Comprueba que, para cada tasa impositiva detectada, el Importe del impuesto correspondiente no esté vacío. Se aplica solo a las facturas de Alemania.	Rechazado
Total Tax es un campo obligatorio	Comprueba que el campo Amounts\Total Tax Amount no esté vacío. Se aplica a todos los países admitidos excepto Alemania.	Rechazado
Comprobar el campo Tax	Comprueba que, para cada tasa impositiva detectada, el Importe del impuesto correspondiente sea correcto para el Importe neto y la Tasa impositiva correspondientes (es decir, Importe del impuesto = Importe neto × Tasa impositiva).	Excepción
Comprobar el campo Total Tax	Comprueba que Total Tax Amount = Tax Amount 1 + Tax Amount 2. Se aplica a todos los países admitidos excepto Alemania y Gran Bretaña.	Excepción
Comprobar el campo Total Net	Comprueba que Total Net Amount = Net Amount 0 + Net Amount 1 + Net Amount 2. Si el campo Total Net Amount está vacío, esta regla lo rellena según el cálculo.	Excepción
Comprobar el campo Total si el importe total del impuesto es obligatorio	Comprueba que la suma del importe neto detectado, el importe del impuesto y los costos adicionales sea igual a Total. Se aplica a todos los países excepto Alemania.	Excepción
Comprobar el campo Total si el importe total del impuesto es opcional	Comprueba que la suma de cada importe neto encontrado, importe del impuesto y costos adicionales sea igual a Total. Se aplica a las facturas de Alemania.	Excepción
Verificar el total neto con respecto a los elementos del pedido	Comprueba la suma de los valores de la columna TotalPriceNetto de la tabla LineItems con el importe de la factura antes de impuestos (TotalNetAmount).	Sin efecto

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Orden de compra

Regla	Descripción	Efecto en el estado de la factura
Comprobar la cantidad de partidas de la factura frente a la cantidad de partidas del pedido	Comprueba si el número de partidas de una factura es igual al número de partidas de la orden de compra correspondiente.	Sin efecto
Comprobar el número de pedido y el monto	Comprueba si el número de pedido y el monto extraídos de una factura corresponden a los pedidos del conjunto de datos PurchaseOrders.	Rechazada
Comprobar si las partidas de la factura están emparejadas con partidas únicas del pedido	Comprueba si varias partidas de la factura están asociadas a la misma partida de la orden de compra.	Rechazada

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Partidas

Regla	Descripción	Efecto en el estado de la factura
Comprobar el monto de la partida	Para cada partida de la factura, comprueba que Quantity × UnitPrice sea igual a TotalPriceNetto para la partida después de aplicar DiscountPercentage.	Sin efecto
Hacer coincidir la partida de la factura con la partida del pedido	Comprueba que cada partida de la factura tenga una partida correspondiente en el conjunto de datos PurchaseOrderItems.	Rechazada
Comprobar el valor de la divisa de LineItems	Comprueba que la divisa de la partida sea una de las divisas especificadas para el proyecto.	Rechazada
El precio unitario es obligatorio	Comprueba que la columna Unit Price no esté vacía.	Excepción
El Total de la línea es obligatorio	Comprueba que el campo Total Price Netto no esté vacío.	Excepción
La cantidad es obligatoria	Comprueba que la columna Quantity no esté vacía.	Excepción
Comprobar el código GL	Comprueba si el valor del campo está en el conjunto de datos GLCodes. También se usa para crear una lista de sugerencias para las estaciones.	Sin efecto
Comprobar el centro de coste	Comprueba si VendorId, el BUId asociado y el campo LineItems/CostCenter asociado están presentes en el conjunto de datos CostCenters. También se usa para crear una lista de sugerencias para las estaciones.	Sin efecto