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Pour constituer un jeu de documents, créez une nouvelle Document Definition. Ses sections sont composées de Document Definitions existantes et de vos propres sections. Les Document Definitions existantes (Document Definitions de documents individuels déjà créées et déboguées) sont sélectionnées lorsque vous créez la Document Definition pour le jeu de documents. Vous ajoutez vos propres sections lors de son débogage. Lorsque vous créez la Document Definition pour un jeu de documents, vous pouvez également ajouter une section récapitulative, ce qui permet de vérifier le jeu de documents comme une seule unité.

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Créer une Document Definition pour un jeu de documents

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Ouvrir la boîte de dialogue Document Definitions

Ouvrez le menu Project et cliquez sur Document Definitions (Ctrl+T).
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Créer une Document Definition

Dans la boîte de dialogue Document Definitions, cliquez sur New.
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Sélectionner les documents à inclure

Dans la boîte de dialogue Create New Document Definition, sélectionnez l’option Document set. Dans la liste, sélectionnez les Document Definitions des documents à inclure dans le jeu. Elles deviennent les sections de la Document Definition du jeu de documents.
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Ajouter une section récapitulative (facultatif)

Activez Add Summary Section (voir Section récapitulative pour plus d’informations), puis cliquez sur Suivant.
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Nommer le jeu de documents

Indiquez un nom pour le jeu de documents et, éventuellement, une description. Cliquez sur Finish.
La nouvelle Document Definition s’ouvre dans le Document Definition Editor. Toutes les sections ajoutées apparaissent dans le volet Document Structure, y compris la section récapitulative. Les sections créées à partir de Document Definitions existantes ne contiennent que les champs d’indexation des définitions d’origine. Vous pouvez ajouter d’autres Document Definitions en tant que sections. Dans le Document Definition Editor, cliquez sur Document Definition → Add Link to Document. Pour ajouter une section récapitulative, cliquez sur Document Definition → Add Summary Section. Vous pouvez modifier l’ordre des sections dans l’onglet Assembly de la boîte de dialogue des propriétés de la Document Definition. Pour afficher ou masquer une section dans la section récapitulative, activez ou désactivez l’option Show on verification dans la boîte de dialogue des propriétés de la section.
Si vous ajoutez ou supprimez des champs d’indexation lors de la modification d’une Document Definition de jeu de documents, actualisez-les afin qu’ils s’affichent correctement. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément, puis cliquez sur Update Index Fields dans le menu contextuel.

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Section récapitulative

Une section récapitulative est une section de Document Definition qui affiche tous les principaux champs d’un jeu de documents. Elle facilite la vérification, car les opérateurs peuvent voir au même endroit toutes les erreurs et les données à faible niveau de confiance et n’ont besoin d’ouvrir que les documents susceptibles de contenir des erreurs. Une section récapitulative :
  • Ne contient ni pages ni images.
  • N’affecte pas la manière dont la Document Definition est appliquée.
  • Contient généralement des liens vers des champs existants provenant des documents du jeu de documents.
Pour ajouter une section récapitulative à une Document Definition, ouvrez la définition dans le Document Definition editor et cliquez sur Document Definition → Add Summary Section. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez un nom et, éventuellement, une description. La nouvelle section récapitulative s’affiche dans le volet Document Structure. Toutes les règles activées dans la Document Definition s’appliquent aux champs de la section récapitulative comme s’il s’agissait de champs de sections ordinaires.

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Afficher les champs de documents répétitifs sous forme de tableau

Si la répétition de certains types de documents est autorisée dans votre jeu, les données qui en sont extraites peuvent apparaître dans une section récapitulative sous forme de groupe répétitif ou de tableau. Par exemple, une demande de prêt peut contenir plusieurs pièces d’identité : une pour l’emprunteur, une pour le conjoint de l’emprunteur et une pour un garant. Ici, la pièce d’identité est un type de document répétitif. Si vous créez un groupe de champs qui référence ces documents, ce groupe est également répétitif et peut donc être présenté sous forme de tableau. Chaque document apparaît alors sous la forme d’une ligne dans le formulaire de données, ce qui permet à l’opérateur de consulter toutes les informations en même temps sans avoir à ouvrir chaque document. Cela réduit le temps de vérification.
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Ajouter une section récapitulative

Cliquez sur Document Definition → Add Summary Section.
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Définir la répétition du document

Dans l’onglet Assembly des paramètres du jeu de documents, définissez la répétition du document concerné.
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Créer un groupe de champs qui référence le document

Dans le menu contextuel de la section récapitulative, sélectionnez Créer un champ → Lier à un champ existant, puis indiquez le document. Si le document se répète plusieurs fois, le groupe est également répétitif.
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Ajouter les champs à afficher

Dans le groupe, créez des liens vers les champs du document (Créer un champ → Lier à un champ existant) et indiquez les champs à afficher dans le tableau. Seuls des champs simples peuvent être ajoutés : des champs de texte et des images sans répétitions ni sous-groupes.
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Afficher le groupe sous forme de tableau

Sélectionnez le groupe de champs de résultat dans la structure du document. Dans le formulaire de données, le groupe est mis en évidence par un rectangle vert. Cliquez avec le bouton droit sur le rectangle, puis sélectionnez Afficher sous forme de tableau.
Pour ouvrir l’image et le formulaire de données du document d’origine, double-cliquez sur une cellule du tableau ou sélectionnez Go to Original Field dans le menu contextuel. Lorsqu’un document de ce type est ajouté au jeu, une ligne est ajoutée au tableau. Lorsqu’un document est supprimé ou déplacé vers un autre jeu, la ligne correspondante est supprimée.

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Assemblage automatique des jeux de documents

Les règles d’assemblage des jeux de documents sont créées de la même manière que les règles d’assemblage des documents à plusieurs sections. Un document reconnu est automatiquement ajouté à un jeu de documents dans l’un des cas suivants :
  • Il s’agit du premier document d’un jeu de documents et la vérification de l’ordre des sections est activée.
  • Il n’appartient qu’à un seul jeu de documents.
Les documents suivants sont ajoutés au jeu conformément aux règles d’assemblage.