Creare regole di ricerca nel catalogo di dati

Verificare i field estratti dal documento rispetto ai record del catalogo di dati: configurare confronti esatti e fuzzy, compilare automaticamente i field e gestire gli errori di ricerca.

Durante l’elaborazione dei documenti, potrebbe essere necessario verificare i dati estratti confrontandoli con i record archiviati nei cataloghi di dati. Le regole di ricerca nel catalogo di dati consentono di automatizzare questa attività. Con queste regole è possibile:

• Confrontare fatture e ordini con database di fornitori e consignatari.
• Compilare automaticamente i field mancanti del documento utilizzando i record corrispondenti del catalogo, ad esempio:
  • Numeri d’ordine e importi
  • Dettagli dell’azienda
  • Nomi e descrizioni di beni e servizi

Per ulteriori informazioni sui cataloghi di dati per le Document skill, vedere uso dei cataloghi di dati.

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Creare una regola

1. Aprire la finestra di dialogo della regola

   Fai clic su New rule nelle proprietà del field.

2. Selezionare il tipo di regola

   Scegli ricerca nel catalogo di dati come tipo di regola, quindi fai clic su Next.

3. Selezionare il catalogo di dati

   Nel menu a discesa Data Catalog for Lookup, seleziona il catalogo da usare per la convalida.

   Per confrontare i valori con più cataloghi di dati, crea una regola separata per ciascuno.

4. Esaminare la tabella di mappatura

   Viene visualizzata una tabella che riporta, nella colonna Catalog Column, le colonne del catalogo selezionato.

   
5. Mappare i field

   Nella colonna Skill Field, associa ogni colonna del catalogo al corrispondente field del documento estratto usando i menu a discesa. Lascia una cella vuota se non devi cercare in quella colonna o se non è presente nei documenti.

   Una singola regola può fare riferimento ai field di un solo gruppo ripetuto. Per cercare valori in più gruppi ripetuti, crea una regola separata per ciascun gruppo.

6. Scegliere un'azione per ogni coppia di field

   Nella colonna Action, imposta come viene elaborata ogni coppia di field:

   • Exact Comparison — Per valori univoci come codici fiscali o identificatori di prodotto.
   • Fuzzy Comparison — Per valori che possono differire leggermente, come nomi di vie o indirizzi di organizzazioni. La soglia è del 30%: deve corrispondere almeno il 70% del valore. Fuzzy Comparison non fa distinzione tra maiuscole e minuscole.
   • Get Value from Data Catalog — Copia il valore del catalogo nel corrispondente field del documento. Disponibile solo se almeno una coppia di field nella regola usa Exact o Fuzzy Comparison.
7. (Facoltativo) Rinominare la regola e salvare

   Modifica Rule Name, quindi fai clic su Save.

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Dopo aver creato una regola

• Un link alla skill viene visualizzato sotto il catalogo nella sezione Cataloghi di dati.
• La regola viene eseguita automaticamente per tutti i field del documento mappati durante la configurazione.
• Le regole di ricerca vengono eseguite durante l’estrazione dei field. Se un utente modifica manualmente il valore di un field, la regola non viene rieseguita automaticamente.
• I field che alimentano una regola di ricerca possono essere popolati tramite estrazione, script, attività (come Script o NLP), regole di business o inserimento manuale.

Per attivare di nuovo le regole, carica un nuovo file nel set di documenti della skill o invia il documento alla revisione manuale.

Se il valore di un field cambia durante la revisione manuale, la regola di ricerca nel catalogo di dati viene rieseguita. Se viene trovato un record corrispondente, Vantage copia i valori del catalogo nei field mappati e questi field diventano di sola lettura.

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Comportamento della corrispondenza ed errori

Le regole di ricerca nel catalogo di dati funzionano in modo affidabile solo se il confronto (esatto o approssimativo) restituisce non più di un record corrispondente. In caso contrario, si verifica uno di questi errori:

• Nessun record trovato — Non è stato trovato alcun record nel catalogo.
• Troppi record trovati — È stato trovato più di un record nel catalogo.

Per evitare questi errori, assicurati che almeno un field mappato utilizzi un valore univoco oppure che non possa corrispondere a più record del catalogo.

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Cercare manualmente in un catalogo di dati

Puoi cercare un record del catalogo di dati che corrisponda al prefisso di qualsiasi parola nel valore del field, non solo della prima.

1. Apri la ricerca

   Fai clic sul pulsante Cerca a destra della casella del valore del field per cui è configurata una regola.

2. Inserisci un valore di ricerca

   Nella barra di ricerca, inserisci il valore che vuoi trovare, completo o parziale, con almeno 3 caratteri. Il sistema cerca in tutti i field del catalogo di dati selezionato.

3. Seleziona il record corrispondente

   Fai clic su un risultato per selezionarlo. Il valore di catalogo selezionato viene copiato in tutti i field del documento collegati a quella colonna del catalogo durante la configurazione della regola.

Dopo che un field del documento viene compilato da un record del catalogo, la modifica manuale è disabilitata. Se il valore non è corretto, ripeti la ricerca e seleziona un record diverso: i field del documento vengono aggiornati in base ai nuovi valori del catalogo e la regola viene eseguita di nuovo.

Se il valore richiesto non è presente nel catalogo di dati, fai clic su Cancella i field del documento oppure premi Ctrl + Del per ripristinare i valori del field estratti dal documento, senza applicare alcun valore del catalogo.

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