Zusätzliche Programmfunktionen für Operatoren aktivieren

Operatoren in ABBYY FlexiCapture for Invoices zusätzliche Funktionen geben: Training during processing sowie Berechtigungen zum Hinzufügen oder Bearbeiten von Vendor- und Geschäftsbereich-Datensätzen.

Der Administrator kann zusätzliche Funktionen für Operatoren aktivieren, die Rechnungen bearbeiten. Diese zusätzlichen Funktionen stehen Benutzern mit Administratorberechtigungen immer zur Verfügung.

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Das Programm während der Rechnungsverarbeitung trainieren

Wenn die Ergebnisse der automatischen Feldextraktion nicht dem erwarteten Standard entsprechen, kann der Operator ABBYY FlexiCapture for Invoices auch während der Rechnungsverarbeitung trainieren. Dabei werden neue FlexiLayouts erstellt, die dann anstelle des regulären FlexiLayouts verwendet werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Training ABBYY FlexiCapture for Invoices.

So aktivieren Sie die zusätzliche Trainingsfunktion:

1. Die Eigenschaften der Dokumentdefinition öffnen

   Wählen Sie im Hauptfenster des Document Definition-Editors Document Definition → Eigenschaften der Dokumentdefinition… aus.

2. Die Einstellung der Dokumentdefinition öffnen

   Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Einstellung der Dokumentdefinition.

3. Die Funktionen der Dokumentdefinition öffnen

   Klicken Sie neben der Gruppe Additional Fields and Features auf die Schaltfläche Edit…, um das Dialogfeld Document Definition Features zu öffnen.

4. Training during processing aktivieren

   Wählen Sie die Option Training during processing aus.

Um die zusätzliche Trainingsfunktion für Operatoren zu deaktivieren (falls sie aktiviert ist), deaktivieren Sie die Option Training during processing.

Wenn ein Verifizierungsoperator das Feld-Markup in einem Dokumentbild ändert, wird dieses Dokument in der Trainingsstufe in den Trainings-Batch kopiert, der für diese Dokumentvariante verwendet wird. Von jeweils drei auf diese Weise hinzugefügten Dokumenten erhalten die ersten beiden den Status For training, das dritte den Status For testing.

Das Training wird für jede Dokumentvariante unabhängig durchgeführt. Rechnungen desselben Vendors werden als dieselbe Dokumentvariante betrachtet.

Die Qualität des neu trainierten Modells wird anhand der Dokumente mit dem Status For testing geprüft. Das Programm vergleicht die Anzahl der Felder, die korrekt zugeordnet wurden. Wenn das neu trainierte Modell mehr korrekt zugeordnete Felder liefert als das Referenzmodell, wird das neue FlexiLayout gespeichert und anschließend für diese Dokumentvariante verwendet (d. h. für die Verarbeitung von Rechnungen dieses bestimmten Vendors). Weitere Informationen finden Sie unter Training while processing documents.

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Vendor- und Geschäftsbereichs-Datensätze ändern und hinzufügen

Beim Einrichten Ihres Invoice-Capture-Projekts haben Sie Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken mit den entsprechenden Datensätzen des Projekts verbunden. Diese Datensätze legen die Struktur der Daten fest und speichern eine Kopie der Daten im Projekt, die regelmäßig mit Ihrer externen Datenbank synchronisiert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken.

Die Rechnungserkennung beginnt mit dem Auffinden des Vendors und des Geschäftsbereichs. Diese Feldgruppen können in einem Bild nur gefunden werden, wenn sie im Datensatz vorhanden sind. Das ist wichtig, weil diese Daten verwendet werden, um das Land der Rechnung zu bestimmen. Das Land wiederum bestimmt die Steuersätze, die zum Auffinden der Felder Amounts im Bild verwendet werden, sowie die Auswahl der Validierungsregeln.

In der Regel sind bereits alle Vendors und Geschäftsbereiche in den entsprechenden Datensätzen enthalten. Die Synchronisierung der externen Datenbank kann jedoch in zwei häufigen Fällen lange dauern:

• Ein neuer Vendor. Wenn Sie eine Rechnung von einem neuen Vendor erhalten, der nicht in der Datenbank vorhanden ist, wird die Gruppe der Vendor-Felder nicht erkannt. Das Programm kann Rechnungen dieses Vendors erst verarbeiten, wenn es den Vendor im Datensatz findet.
• Ein geänderter Vendor. Wenn sich die Adresse oder die Kontonummer eines vorhandenen Vendors ändert, benötigt der Operator die aktuellen Informationen, um Rechnungen zu verarbeiten, aber die Aktualisierung der Datenbank und die Synchronisierung des Datensatzes können lange dauern.

Um diese Probleme zu beheben, kann der Administrator Operatoren erlauben, Datensätze in den Datensätzen hinzuzufügen oder zu ändern. Änderungen werden an den im Projekt gespeicherten Datensätzen vorgenommen, nicht an den externen Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken.

Wenn ein Operator dem Datensatz einen neuen Vendor hinzufügt, kann das Programm die Gruppe der Vendor-Felder in nachfolgenden Rechnungen dieses Vendors erkennen, als gäbe es einen Datensatz für den Vendor in der externen Vendordatenbank. Die Validierungsregeln erkennen jedoch, dass der Vendor in der externen Datenbank fehlt, und weisen der Rechnung den Status Exception zu.

Bei der nächsten Synchronisierung des Datensatzes mit der externen Datenbank werden alle von den Operatoren hinzugefügten Vendors durch die entsprechenden Datensätze aus der Datenbank ersetzt oder aus dem Datensatz entfernt. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Datensätzen finden Sie unter Datensätze aktualisieren.

Standardmäßig können Operatoren keine neuen Datensätze in Datensätzen bearbeiten oder hinzufügen. So aktivieren Sie diese Funktion für Operatoren:

1. Die Eigenschaften der Dokumentdefinition öffnen

   Wählen Sie im Hauptfenster des Document Definition Editor Document Definition → Eigenschaften der Dokumentdefinition….

2. Die Registerkarte Datensatz öffnen

   Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Datensatz.

3. Den Datensatz einrichten

   Wählen Sie einen Datensatz aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Set Up….

4. Die Optionen aktivieren

   Aktivieren Sie die Option Operators can add records und/oder Operators can edit records.

Wenn Sie nicht möchten, dass Operatoren Datensätze hinzufügen oder bearbeiten, stellen Sie sicher, dass diese Optionen deaktiviert sind.