Activation de fonctionnalités supplémentaires pour les opérateurs

Accordez aux opérateurs des fonctionnalités supplémentaires dans ABBYY FlexiCapture for Invoices : entraînement pendant le traitement et droits d’ajouter ou de modifier des enregistrements de fournisseur et d’unité commerciale.

L’administrateur peut activer des fonctionnalités supplémentaires pour les opérateurs qui traitent des factures. Ces fonctionnalités supplémentaires sont toujours disponibles pour les utilisateurs disposant des autorisations d’administrateur.

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Entraîner le programme pendant le traitement des factures

Si les résultats de l’extraction automatique des champs sont inférieurs au niveau attendu, l’Opérateur peut également entraîner ABBYY FlexiCapture for Invoices pendant le traitement des factures. Au cours de ce processus, de nouveaux FlexiLayouts sont créés, puis utilisés à la place du FlexiLayout standard. Pour plus d’informations, voir Training ABBYY FlexiCapture for Invoices.

Pour activer la fonctionnalité d’entraînement supplémentaire :

1. Ouvrez Document Definition Properties

   Dans la fenêtre principale de Document Definition Editor, sélectionnez Document Definition → Document Definition Properties….

2. Ouvrez les paramètres de la définition de document

   Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet paramètre de la définition de document.

3. Ouvrez les fonctionnalités de la définition de document

   Cliquez sur le bouton Edit… situé à côté du groupe Additional Fields and Features pour ouvrir la boîte de dialogue fonctionnalité de la définition de document.

4. Activez l’entraînement pendant le traitement

   Sélectionnez l’option entraînement pendant le traitement.

Pour désactiver la fonctionnalité d’entraînement supplémentaire pour les opérateurs (si elle est activée), décochez l’option entraînement pendant le traitement.

Si un opérateur de vérification modifie le balisage des champs sur une image de document, ce document est copié, à l’étape d’entraînement, dans le lot d’entraînement utilisé pour cette variante de document. Sur trois documents ajoutés de cette manière, les deux premiers reçoivent le statut For training et le troisième reçoit le statut For testing.

L’entraînement est effectué indépendamment pour chaque variante de document. Les factures du même fournisseur sont considérées comme appartenant à la même variante de document.

La qualité du modèle nouvellement entraîné est testée sur les documents ayant le statut For testing. Le programme compare le nombre de champs correctement associés. Si le modèle nouvellement entraîné renvoie plus de champs correctement associés que le modèle de référence, le nouveau FlexiLayout est enregistré, puis utilisé pour cette variante de document (c’est-à-dire pour traiter les factures de ce fournisseur particulier). Pour plus d’informations, voir Training while processing documents.

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Modifier et ajouter des enregistrements de fournisseurs et d’unités commerciales

Lors de la configuration de votre projet de capture de factures, vous avez connecté les bases de données des fournisseurs et des unités commerciales aux jeux de données correspondants du projet. Ces jeux de données définissent la structure des données et en stockent une copie dans le projet, qu’ils synchronisent périodiquement avec votre base de données externe. Pour plus d’informations, voir Utiliser des bases de données de fournisseurs et d’unités commerciales.

La reconnaissance des factures commence par l’identification du fournisseur et de l’unité commerciale. Ces groupes de champs ne peuvent être trouvés sur une image que s’ils sont présents dans le jeu de données. Cette identification est importante, car ces données servent à déterminer le pays de la facture. Ce pays détermine à son tour les taux d’imposition utilisés pour trouver les champs Montant sur l’image, ainsi que le choix des règles de validation.

En général, tous les fournisseurs et toutes les unités commerciales sont déjà inclus dans les jeux de données correspondants. Toutefois, la synchronisation de la base de données externe peut prendre beaucoup de temps dans deux situations courantes :

• Nouveau fournisseur. Si vous recevez une facture d’un nouveau fournisseur qui ne figure pas dans la base de données, le groupe de champs Fournisseur n’est pas détecté. Le programme ne peut pas traiter les factures de ce fournisseur tant qu’il ne trouve pas ce fournisseur dans le jeu de données.
• Fournisseur modifié. Si l’adresse ou le numéro de compte d’un fournisseur existant change, l’Opérateur a besoin des informations à jour pour traiter les factures, mais la mise à jour de la base de données et la synchronisation du jeu de données peuvent prendre beaucoup de temps.

Pour résoudre ces problèmes, l’Administrateur peut autoriser les Opérateurs à ajouter ou à modifier des enregistrements dans les jeux de données. Les modifications sont apportées aux jeux de données stockés dans le projet, et non aux bases de données externes des fournisseurs et des unités commerciales.

Si un Opérateur ajoute un nouveau fournisseur au jeu de données, le programme peut détecter le groupe de champs Fournisseur sur les factures suivantes de ce fournisseur, comme si un enregistrement de ce fournisseur existait dans la base de données externe des fournisseurs. Cependant, les règles de validation détectent que le fournisseur est absent de la base de données externe et attribuent le statut Exception à la facture.

Lors de la prochaine synchronisation du jeu de données avec la base de données externe, tous les fournisseurs ajoutés par les Opérateurs sont remplacés par les enregistrements appropriés de la base de données ou supprimés du jeu de données. Pour plus d’informations sur la mise à jour des jeux de données, voir Mise à jour des jeux de données.

Par défaut, les Opérateurs ne peuvent ni modifier ni ajouter de nouveaux enregistrements dans les jeux de données. Pour activer cette fonctionnalité pour les Opérateurs :

1. Ouvrir Document Definition Properties

   Dans la fenêtre principale de Document Definition editor, sélectionnez Document Definition → Document Definition Properties….

2. Ouvrir l’onglet Jeux de données

   Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Jeux de données.

3. Configurer le jeu de données

   Sélectionnez un jeu de données dans la liste et cliquez sur le bouton Configurer….

4. Activer les options

   Activez l’option Les opérateurs peuvent ajouter des enregistrements et/ou Operators can edit records.

Si vous ne souhaitez pas que les Opérateurs ajoutent ou modifient des enregistrements dans les jeux de données, assurez-vous que ces options sont désactivées.