Mise en correspondance des commandes d’achat

Associez des factures à des commandes d’achat dans ABBYY FlexiCapture : connectez des bases de données de commandes d’achat, activez les règles de comparaison et vérifiez les lignes d’articles par rapport aux articles commandés.

Une commande d’achat (PO) est un document commercial émis par un acheteur à destination d’un vendeur. Elle précise les types, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur fournira à l’acheteur. Une facture est un document commercial émis par un vendeur à destination d’un acheteur. Elle indique les produits, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur a fournis à l’acheteur.

De nombreuses entreprises suivent leurs commandes d’achat. Les factures émises par les fournisseurs contiennent les numéros des commandes d’achat correspondantes. Lors du traitement des factures, vous pouvez comparer les produits et services qui y figurent avec ceux indiqués dans les commandes d’achat correspondantes.

Cela peut être utile, par exemple, si vous souhaitez ignorer l’étape de vérification pour les factures qui correspondent à une commande d’achat précédemment confirmée.

Par défaut, la mise en correspondance des factures avec les commandes d’achat est désactivée.

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Activez la comparaison entre les factures et les commandes d’achat

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Activez la fonctionnalité dans FlexiCapture for Invoices

1. Ouvrez la boîte de dialogue Document Definitions

   Dans le menu Project, sélectionnez Document Definitions….

2. Modifiez la définition de document

   Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Edit….

3. Ouvrez les propriétés de la définition de document

   Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties….

4. Ouvrez les paramètres de la définition de document

   Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Document Definition Settings.

5. Ouvrez les fonctionnalités de la définition de document

   Cliquez sur le bouton Edit… à côté du groupe Additional Fields and Features pour ouvrir la boîte de dialogue Document Definition Features.

6. Activez la mise en correspondance des commandes d’achat

   Sélectionnez l’option Purchase order matching.

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Connecter une base de données de commandes d’achat

1. Ouvrez l’onglet Jeux de données

   Dans la fenêtre principale du Document Definition Editor, sélectionnez Document Definition → Document Definition Properties…. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Jeux de données.

   Un jeu de données est un tableau qui définit la structure des données et qui soit les stocke, soit les récupère à partir d’une base de données externe.

2. Configurez le jeu de données PurchaseOrders

   Sélectionnez Commandes d’achat dans la liste, puis cliquez sur Configurer….

   Notez la structure des données connectées. Pour plus d’informations, consultez jeu de données PurchaseOrders. S’il n’existe pas de tableau de ce type dans votre base de données, vous devrez peut-être créer une vue correspondante à l’aide des outils disponibles dans votre logiciel de base de données.

3. Spécifiez la connexion

   Dans la boîte de dialogue du jeu de données PurchaseOrders, spécifiez la string utilisée pour vous connecter à votre base de données de commandes d’achat compatible ODBC, ainsi que le schéma de données à utiliser, puis sélectionnez le tableau ou la vue de base de données.

4. Faites correspondre les colonnes

   Spécifiez les correspondances entre les colonnes du jeu de données et celles de la base de données externe.

Le programme repère désormais les numéros de commandes d’achat et les montants totaux sur les factures, puis les compare à ceux stockés dans la base de données des commandes d’achat.

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Connecter les lignes d’articles des commandes d’achat

Si nécessaire, répétez les deux premières étapes de Connecter une base de données de commandes d’achat pour ouvrir l’onglet Jeux de données de la boîte de dialogue Document Definition Properties.

1. Configurer le jeu de données PurchaseOrdersItems

   Sélectionnez PurchaseOrdersItems dans la liste et cliquez sur Configurer….

   Prenez note de la structure des données connectées. Pour plus d’informations, consultez le jeu de données PurchaseOrdersItems. Le numéro d’une commande d’achat doit être identique à celui indiqué dans la base de données des commandes d’achat. La colonne PurchaseOrders du jeu de données est obligatoire ; toutes les autres colonnes sont facultatives. Si votre base de données ne contient pas un tel tableau, vous devrez peut-être créer une vue correspondante à l’aide des outils disponibles dans votre logiciel de base de données.

2. Spécifier la connexion

   Dans la boîte de dialogue du jeu de données PurchaseOrdersItems, indiquez la chaîne de connexion à utiliser pour vous connecter à votre base de données de commandes d’achat compatible ODBC, ainsi que le schéma de données à utiliser, puis sélectionnez le tableau ou la vue de base de données.

3. Mettre les colonnes en correspondance

   Indiquez les correspondances entre les colonnes du jeu de données et celles de la base de données externe.

Pour plus d’informations, consultez Détection des champs principaux.

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Activer la capture des lignes d’articles des factures

Pour plus d’informations, voir Champs supplémentaires.

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Configurer les règles de comparaison

FlexiCapture for Invoices propose plusieurs règles prédéfinies. L’Administrateur doit activer celles qui sont nécessaires à son projet. Cela peut être fait dans l’onglet Rules de la boîte de dialogue Document Definition Properties.

Règle	Description	Où elle est stockée	Statut par défaut
Vérifier le numéro et le montant de la commande d’achat	Vérifie si le numéro et le montant de la commande d’achat extraits d’une facture correspondent aux commandes du jeu de données PurchaseOrders.	PurchaseOrder	Activé
Mettre en correspondance une ligne d’article de la facture avec un article de la commande	Vérifie si une ligne d’article d’une facture correspond à la ligne d’article correspondante dans la commande d’achat. Vous pouvez spécifier les éléments à comparer et la manière de les comparer.	LineItems	Activé, si l’option d’extraction des lignes d’articles est activée
Vérifier le nombre de lignes d’articles de la facture par rapport au nombre d’articles de la commande	Vérifie si le nombre de lignes d’articles d’une facture est identique à celui de la commande d’achat correspondante.	PurchaseOrder	Désactivé
Vérifier si les lignes d’articles de la facture sont mises en correspondance avec des articles de commande uniques	Vérifie si plusieurs lignes d’articles d’une facture sont associées à une seule et même ligne d’article dans la commande d’achat.	PurchaseOrder	Désactivé
Collecter les articles de commande mis en correspondance (nécessaire au bon fonctionnement de PO Matching au niveau des articles)	Compile une liste des lignes d’articles de la commande déjà associées à leurs lignes d’articles de facture correspondantes. En cas de comparaison manuelle, l’Opérateur voit seulement les lignes d’articles de facture pour lesquelles aucune correspondance n’a encore été trouvée dans la commande d’achat.	PurchaseOrder	Activé

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Comparer les lignes d’articles de la facture avec la commande d’achat

FlexiCapture for Invoices propose plusieurs méthodes de comparaison :

• Comparez le numéro et le montant d’une facture avec ceux figurant dans la commande d’achat (comparaison de l’en-tête de facture).
• Comparez les lignes d’articles d’une facture avec celles figurant dans la ou les commandes d’achat (comparaison des lignes d’articles de facture).

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Comparaison des articles de facture avec les articles de commande d’achat

Si la mise en correspondance des commandes d’achat est sélectionnée, le groupe Commandes d’achat s’affiche dans le formulaire de données lorsque vous vérifiez des factures.

Pour chaque commande d’achat trouvée sur une facture, un élément de groupe s’affiche, composé des éléments suivants :

• numéro de commande
• montant total
• bouton Details…
• cases à cocher Commande contrôlée

En cliquant sur Details…, vous affichez les détails de la commande d’achat (à condition que l’Administrateur ait connecté la base de données correspondante contenant les détails de la commande) au bas de la fenêtre d’image du document, afin de pouvoir comparer facilement les articles de la facture avec ceux de la commande d’achat.

Pour confirmer que la facture correspond à la commande d’achat, l’Opérateur peut cocher la case Commande contrôlée. Cette case ne peut être cochée que manuellement. Lorsqu’elle est cochée, cela indique que l’Opérateur a comparé les valeurs des champs Numéro de commande et Total de la facture avec celles de la commande d’achat et a confirmé la correspondance. Une fois la correspondance confirmée par l’Opérateur, les valeurs de ces champs ne sont plus vérifiées automatiquement au moyen d’une règle.

Si une commande n’a pas été détectée sur l’image et ne s’affiche pas dans le formulaire de données, cliquez sur le lien Ajouter une instance de ‘Commande d’achat’ au bas du groupe Commandes d’achat. Un élément vide est ajouté au groupe Commandes d’achat. Saisissez les valeurs des champs Numéro de commande et Total en sélectionnant les valeurs sur l’image ou en les entrant manuellement. Les valeurs que vous saisissez sont automatiquement vérifiées par une règle dans la base de données des commandes d’achat.

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Comparaison ligne par ligne

Pour comparer une facture à sa commande d’achat, il est possible d’utiliser les lignes d’articles extraites de la facture. L’Opérateur peut également devoir sélectionner l’article de commande d’achat approprié pour chaque ligne d’article de la facture.

Si la capture des lignes d’articles est activée, le groupe Lignes d’articles s’affiche dans le formulaire de données. Ce groupe contient les lignes d’articles extraites de l’image de la facture.

FlexiCapture associe automatiquement les lignes d’articles de la facture aux articles de commande d’achat correspondants. Pour associer des éléments manuellement, l’Opérateur clique sur le bouton dans la colonne OrderItemId, puis sélectionne l’article de commande d’achat dans la liste qui s’ouvre.

Si une ligne d’article de la facture ne peut pas être associée à un article de commande d’achat mais reste valide, l’Opérateur coche la case Est valide pour cette ligne d’article.

Selon les paramètres configurés par l’Administrateur, les vérifications de règles suivantes sont effectuées :

• Le nombre de lignes d’articles dans une commande d’achat doit être identique au nombre de lignes d’articles de facture associées à cette commande.
• Toutes les lignes d’articles de la facture sont associées à des lignes d’articles de commande différentes ou ont été marquées comme valides par l’Opérateur.