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Avant de pouvoir traiter les factures, créez un projet et configurez-le. Commencez par les paramètres principaux, puis affinez le projet à l’aide des paramètres supplémentaires et des paramètres d’interface décrits ci-dessous.

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Créer le projet

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Créer un nouveau projet

Ouvrez le menu File et sélectionnez New Project. Dans la liste déroulante Project type, sélectionnez l’option Invoice Processing correspondant à l’emplacement de l’unité commerciale — (Au-NZ), (CA), (ES), (EU), (JP) ou (US). Pour plus d’informations, voir Pays et langues pris en charge.
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Nommer et enregistrer le projet

Indiquez un nom pour le projet et le dossier dans lequel il sera enregistré. Vous pouvez créer plusieurs projets — par exemple, un par service ou pour des fournisseurs spécifiques.

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Configurer le projet

Un projet correctement configuré permet d’obtenir une meilleure précision de capture de données. Configurez les paramètres de base suivants avant de commencer à traiter les factures.

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Configurer les profils d’importation

Le traitement des factures commence par l’acquisition d’images de documents. Il existe plusieurs façons d’acquérir des images :
  • Un opérateur peut numériser des documents papier.
  • Un opérateur peut ajouter des images à partir d’un dossier.
  • Un administrateur peut configurer un profil d’importation pour importer depuis un scanner, un Hot Folder ou une boîte de réception e-mail.
Pour plus d’informations, voir Profils d’importation d’images.
Dans la version actuelle de FlexiCapture for Invoices, les factures multipages doivent être assemblées dans le bon ordre, de la première à la dernière page. Définissez le début et la fin de chaque facture multipage dans les paramètres d’importation.

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Spécifier les paramètres régionaux et linguistiques

Créez une liste des pays d’où proviennent vos factures. Ces pays déterminent les règles de validation à appliquer, les formats autorisés pour les nombres, les dates et les montants, les taux d’imposition et les devises possibles, ainsi que les valeurs des champs spéciaux. Ils déterminent également les mots-clés qui aident le programme à détecter certains champs. Pour plus d’informations, consultez Paramètres de pays et de langue.
Tous les paramètres régionaux et linguistiques sont disponibles dans un fichier XML. Pour plus d’informations, consultez Modification des paramètres de traitement des factures dans les fichiers XML.

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Ajouter les bases de données des fournisseurs et des unités commerciales

Effectuez cette étape si vous disposez de bases de données de fournisseurs et d’unités commerciales. Ces bases de données aident le programme à identifier correctement les groupes de champs de fournisseurs et d’unités commerciales sur une facture et à en extraire les données. Sans ces bases de données, ces groupes de champs doivent être spécifiés manuellement lors de la vérification. Pour plus d’informations, voir Utilisation des bases de données de fournisseurs et d’unités commerciales.

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Configurer les paramètres d’exportation

Indiquez un chemin d’exportation pour les données extraites. Le projet comprend un profil d’exportation par défaut, mais vous pouvez définir des profils supplémentaires pour les documents ayant des statuts différents. Par exemple, vous pouvez exporter les documents au statut Rejeté vers un dossier distinct. Pour plus d’informations, voir Paramètres d’exportation des données.
Pour plus d’informations sur les statuts des documents et leur utilisation, voir Le statut des documents dans les projets ABBYY FlexiCapture for Invoices.

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Paramètres supplémentaires

Ces paramètres facultatifs permettent d’affiner la qualité de la capture de données et d’étendre les capacités de votre projet.

Entraîner le système

Entraînez le système lors de la configuration afin d’améliorer la qualité de la capture de données si les tests montrent qu’elle est insuffisante.

Configurer les règles de validation

Définissez les règles utilisées pour vérifier vos factures.

Capturer des champs supplémentaires

Extrayez davantage de champs standard ou créez vos propres champs personnalisés.

Associer des commandes d’achat

Associez automatiquement les champs de facture aux commandes d’achat.

Activer les options des opérateurs

Autorisez l’entraînement pendant le traitement, ou permettez aux opérateurs d’ajouter et de modifier des enregistrements de fournisseur et d’unité commerciale.

Mettre à jour la définition de document

Mettez à jour les projets existants lorsqu’une nouvelle version est publiée ; les paramètres personnalisés sont conservés dans la mesure du possible.

Analyser les adresses

Décomposez les adresses en code postal (ZIP), pays, ville et rue pour les exporter vers un système back-end. La partie rue peut inclure le numéro de maison, le numéro d’appartement, la boîte postale et d’autres informations similaires.

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Paramètres de l’interface utilisateur

Personnalisez l’apparence du formulaire de données et le comportement de chaque poste de travail.

Configurer le formulaire du document

Configurez l’affichage des données dans la fenêtre du document.

Localiser la définition de document

Traduisez les légendes des champs, les noms des boutons, les info-bulles, les autres textes du formulaire de données et les messages d’erreur.

Appliquer les paramètres globaux du poste de travail

Définissez l’habillage et l’apparence communs à l’ensemble du projet.

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Paramètres personnels du poste de travail

Les paramètres individuels sont disponibles dans Tools → Options. La boîte de dialogue Options vous permet de :
  • Choisir quelles données sont enregistrées dans le Log et à quel moment les info-bulles apparaissent.
  • Définir des raccourcis clavier.
  • Modifier les couleurs de l’interface utilisateur.
  • Modifier les paramètres de reconnaissance automatique.
  • Définir le mode d’affichage des boîtes de dialogue.
Toutes les modifications apportées dans la boîte de dialogue Options sont enregistrées localement et ne sont pas modifiées si le projet est modifié ou mis à jour.