Exportation de données vers un fichier

Exportez les données capturées vers des fichiers dans ABBYY FlexiCapture : choisissez les formats XLSX, XLS, XML, CSV, TXT, DBF ou JSON et définissez la structure des dossiers et les règles de nommage des fichiers.

1. Ouvrir les paramètres d’exportation

   Dans le Document Definition Editor, cliquez sur Document Definition → Export Settings.

2. Ajouter un profil d’exportation de données

   Cliquez sur Add, puis sélectionnez Export to data files dans le champ Type.

3. Définir l’étendue de l’exportation

   Indiquez si l’exportation est obligatoire, si les images doivent être exportées et quels documents exporter (avec erreurs, sans erreurs ou les deux). Cliquez sur Suivant.

4. Définir les paramètres d’exportation

   Choisissez une destination (voir Options de destination) et définissez ses paramètres. Cliquez sur Suivant.

5. Choisir le format de fichier

   Sélectionnez un format d’enregistrement de fichier, définissez les options propres au format (voir Options de format de fichier) et sélectionnez l’encodage du texte si nécessaire. Cliquez sur Suivant.

6. Définir les options d’image

   Effectuez cette étape uniquement si vous avez sélectionné Save document images.

   1. Choisissez d’enregistrer les images avec les données ou dans un dossier d’images distinct, puis sélectionnez le mode de nommage des fichiers image (voir Règles de nommage des fichiers d’exportation). Indiquez les champs dont les images doivent être masquées lors de l’exportation. Cliquez sur Suivant.
   2. Sélectionnez le format, la qualité et la couleur des images. Pour modifier la résolution des images sources, sélectionnez Change resolution to et choisissez une valeur. Si vous sélectionnez PDF ou PDF/A, vous pouvez créer des fichiers PDF indexables. Cliquez sur Suivant.
7. Finish

   Saisissez un nom de profil d’exportation et cliquez sur Finish. FlexiCapture exporte toutes les valeurs des champs du document dans un ou plusieurs fichiers au format sélectionné.

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Options de cible

Les paramètres d’exportation disponibles dépendent de la valeur Cible :

Cible	Description
Recréer les noms de fichier et la structure des sous-dossiers du Hot Folder	La structure des dossiers reproduit celle du Hot Folder à partir duquel les images ont été importées. Sélectionnez le dossier dans le champ Chemin d’exportation.
Exporter tous les documents dans un seul fichier	Toutes les données sont exportées dans un seul fichier. Saisissez le chemin et le nom du fichier dans le champ Chemin d’exportation.
Créer un dossier distinct pour chaque batch	Chaque document est exporté dans un fichier distinct. Définissez le chemin et les premiers caractères du nom de fichier dans le champ Préfixe de fichier. Pour placer chaque batch dans son propre dossier, sélectionnez Créer un dossier distinct pour chaque batch.
Créer la structure des dossiers et le nom de fichier à l’aide d’un modèle	Les noms de fichier et les sous-dossiers sont générés à partir des paramètres du document. Définissez le Chemin d’exportation racine, cliquez sur Modifier pour définir les règles de nommage (voir Règles de nommage des fichiers d’exportation), puis choisissez une action dans le champ Si le fichier existe.

Le chemin d’exportation est relatif au dossier racine défini dans les Propriétés du projet. Indiquez uniquement le nom du sous-dossier. Pour utiliser un chemin d’exportation différent du dossier racine, indiquez-le au format UNC (\\computer_name\share_name[\path]) et assurez-vous que toutes les stations impliquées dans l’exportation peuvent accéder à cet emplacement. Un chemin au format \[path] entraîne des erreurs d’exportation.

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Options de format de fichier

Les options dépendent du format de fichier sélectionné.

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Classeur Microsoft Office Excel (.xlsx)

• Préserver le type de valeur lors de l’exportation exporte les données selon leur type ; désactivez cette option pour exporter toutes les données au format Général (fonctionne uniquement pour les champs Number).
• Créer des fichiers distincts pour les occurrences répétables exporte les tableaux et les champs répétables dans des fichiers distincts (voir Champs répétables dans des fichiers distincts).
• Field Mapping définit les libellés des champs ainsi que le format des champs numériques et des champs de date.

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Classeur Microsoft Office Excel (.xls)

• Sélectionnez la version d’Excel (5.0/95 ; 97-2003 ; 97-2003 compatible avec 5.0/95).
• Conserver le type de valeur lors de l’exportation exporte les données selon leur type ; désélectionnez cette option pour exporter toutes les données au format Général (fonctionne uniquement pour les champs Number).
• Créer des fichiers distincts pour les occurrences exporte les tableaux et les champs répétables dans des fichiers distincts (voir Champs répétables dans des fichiers distincts).
• Pour Excel 5.0/95, sélectionnez une page de codes (voir Formats de fichiers d’exportation).
• Mise en correspondance des champs définit les libellés des champs ainsi que le format des champs numériques et des champs de date.

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Document XML (.xml)

• Spécifiez les données supplémentaires à exporter (emplacements et types des champs, erreurs, données de qualité de reconnaissance).
• Préserver le type de valeur lors de l’exportation enregistre le schéma XML avec les descriptions des types de champs.
• Sélectionnez l’encodage (voir Formats de fichiers d’exportation).
• Mise en correspondance des champs définit les libellés des champs.

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Fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv)

• Sélectionnez le séparateur de colonnes.
• Make separate files for repeatable items exporte les tableaux et les champs répétables dans des fichiers distincts (voir Champs répétables dans des fichiers distincts).
• Sélectionnez l’encodage et une page de codes (voir Formats de fichiers d’exportation).
• Field Mapping définit les libellés des champs ainsi que le format des champs numériques et de date.

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Fichier texte (.txt)

• Sélectionnez le Séparateur de colonnes.
• Créer des fichiers distincts pour les occurrences répétables exporte les tableaux et les champs répétables dans des fichiers distincts (voir Champs répétables dans des fichiers distincts).
• Sélectionnez l’encodage et une page de codes (voir Formats de fichiers d’exportation).
• Field Mapping définit les libellés des champs ainsi que le format des champs numériques et des champs de date.

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Fichier DBase (.dbf)

• Préserver le type de valeur à l’exportation exporte les données selon leur type ; désactivez cette option pour exporter tous les champs de type Text.
• Créer des fichiers distincts pour les occurrences répétables exporte les tableaux et les champs répétables dans des fichiers distincts (voir Champs répétables dans des fichiers distincts).
• Sélectionnez une page de codes (voir Formats de fichiers d’exportation).
• Field Mapping définit les libellés des champs.

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Document JSON (.json)

• Indiquez les données supplémentaires à exporter (emplacement et type des champs, erreurs, données sur la qualité de reconnaissance).
• Preserve value type on export exporte les données en fonction de leur type.
• Sélectionnez l’encodage (voir Formats de fichiers d’exportation).
• Field Mapping définit les noms des champs.

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Champs répétables dans des fichiers distincts

Par défaut, les champs répétables (champs comportant plusieurs occurrences et tableaux) sont exportés dans des fichiers distincts, chacun placé dans un nouveau dossier portant le nom du fichier d’exportation. Pour désactiver cette option, décochez Créer des fichiers distincts pour les éléments répétables dans l’onglet Assistant Destination d’exportation (disponible pour tous les formats, sauf XML). Les champs répétables sont alors exportés dans un seul fichier, avec une nouvelle ligne pour chaque occurrence d’élément.

Lors de l’exportation de données de chemin d’image vers un fichier, le chemin peut être relatif (si les images sont enregistrées dans le même dossier que le fichier ou dans ses sous-dossiers) ou absolu (dans tous les autres cas).