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ABBYY FlexiCapture peut exporter des documents vers une bibliothèque de documents Microsoft SharePoint. Vous obtenez ainsi une bibliothèque contenant les images de vos documents, avec des colonnes supplémentaires contenant les valeurs des champs sélectionnés. Ces valeurs peuvent être utilisées pour les recherches et l’indexation des documents.

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Prérequis

  • Versions prises en charge : Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 et 365.
  • Les autorisations de contributeur suffisent pour modifier les paramètres d’exportation et exporter des documents.
  • Les données peuvent être exportées vers les types de colonnes SharePoint suivants : Une seule ligne de texte, Plusieurs lignes de texte, Nombre, Devise, DateTime, Métadonnées gérées, ForLookup et Oui/Non. Pour plus d’informations, consultez Conversion des données lors de l’exportation vers Microsoft SharePoint 2013.
  • L’option Enable Kernel-mode authentication doit être activée pour le site SharePoint dans les paramètres d’Internet Information Services (IIS). Dans le cas contraire, l’exportation échoue avec l’erreur Cannot connect to SharePoint server: Unauthorized access to SharePoint server.

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Configurer les paramètres d’exportation vers SharePoint

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Ouvrir les paramètres d’exportation

Dans le Document Definition Editor, sélectionnez Document Definition → Export Settings.
2

Ajouter un profil d’exportation SharePoint

Cliquez sur Add, puis sélectionnez Export to SharePoint dans le champ Type.
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Définir l’étendue de l’exportation

Indiquez si l’exportation est obligatoire et quels documents exporter (avec erreurs, sans erreurs ou les deux). Pour déclencher l’exportation en fonction des valeurs des champs, sélectionnez Field condition et cliquez sur Options.
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Se connecter à SharePoint

Cliquez sur Connect et, dans la boîte de dialogue, indiquez :
  • Server URL : l’adresse du serveur qui héberge vos bibliothèques SharePoint. L’état de la connexion s’affiche sous l’adresse du serveur ; si la connexion est interrompue, cliquez sur Connect pour la rétablir.
  • Vous pouvez également cliquer sur Connection Settings pour définir les paramètres d’authentification et de proxy (l’authentification Windows est utilisée par défaut).
Pour vous connecter à Microsoft SharePoint 365, sélectionnez une méthode d’authentification :
  • SharePoint Online : saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe SharePoint.
  • SharePoint Online OAuth : cliquez sur Use OAuth Login. Dans l’Assistant d’autorisation OAuth 2.0, cliquez sur le lien pour vous connecter à votre compte Microsoft (la fenêtre du navigateur se ferme automatiquement après la connexion), puis revenez à l’assistant et cliquez sur Finish. Pour plus d’informations, consultez l’authentification OAuth 2.0.
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Sélectionner la bibliothèque et le type de contenu

  • Sélectionnez une bibliothèque SharePoint dans la liste Select SharePoint library.
  • Cliquez sur Browse et recherchez le dossier dans la bibliothèque.
  • Dans le champ Content type, sélectionnez le type de contenu de vos documents (pris en charge à partir de Microsoft SharePoint 2007). Le type de contenu détermine les champs SharePoint disponibles pour la mise en correspondance.
  • Sélectionnez un mode d’ajout de fichiers dans la liste.
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Mettre les champs en correspondance

Cliquez sur Field Mapping et, dans la boîte de dialogue Field Mapping, mettez en correspondance les champs de la Document Definition (à gauche) avec les colonnes de document SharePoint. Pour chaque champ, à l’exception des groupes et des tableaux, vous pouvez sélectionner une colonne SharePoint vide.
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Définir les options d’image

  1. Définissez les options d’enregistrement des images. En cas d’exportation vers des fichiers, indiquez le dossier de destination (créé automatiquement s’il n’existe pas) et cliquez sur Edit pour définir un modèle de nom de fichier. Indiquez les champs à masquer. Cliquez sur Suivant.
  2. Sélectionnez le format d’image, la qualité et la couleur. Pour modifier la résolution, sélectionnez Change resolution to et choisissez une valeur. Pour les fichiers PDF ou PDF/A, vous pouvez créer des fichiers PDF consultables. Cliquez sur Suivant.
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Terminer

Saisissez un nom de profil d’exportation et cliquez sur Finish. Les documents sont exportés vers SharePoint avec l’état Checked In. Une colonne contenant les valeurs des champs spécifiés est ajoutée à chacun d’eux.
Le chemin d’accès à un fichier (y compris son nom) ne peut pas dépasser la longueur maximale de chemin du système d’exploitation (260 caractères sous Windows). Évitez les caractères suivants dans les noms de fichier : ~, #, %, &, {, }.

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Conversion des données lors de l’exportation vers Microsoft SharePoint 2013

Vous pouvez convertir les données dans l’un de ces formats lors de l’exportation vers Microsoft SharePoint 2013 :
  • une seule ligne de texte
  • plusieurs lignes de texte
  • nombre
  • Devise
  • DateTime
  • Yes/No
Vous pouvez également convertir le type de données d’une cellule vers un format compatible. Par exemple, vous pouvez convertir les dates vers DateTime ou Text, et les coches vers Yes/No ou Text. Les types de données exportés mais non pris en charge sont grisés.