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Antes de poder procesar facturas, cree un proyecto y configúrelo. Empiece con la configuración básica y, a continuación, ajuste el proyecto con la configuración adicional y de la interfaz que se describe a continuación.

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Crear el proyecto

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Crear un nuevo proyecto

Abra el menú Archivo y seleccione New Project. En la lista desplegable Project type, seleccione la opción Invoice Processing correspondiente a la ubicación de la unidad de negocio: (Au-NZ), (CA), (ES), (EU), (JP) o (US). Para obtener más información, consulte Países y lenguas admitidos.
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Asignar un nombre al proyecto y guardarlo

Especifique un nombre para el proyecto y la carpeta donde se guardará. Puede crear varios proyectos; por ejemplo, uno por departamento o para proveedores concretos.

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Configurar el proyecto

Una configuración correcta del proyecto mejora la precisión de la captura de datos. Configure los siguientes ajustes básicos antes de empezar a procesar facturas.

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Configurar perfiles de importación

El procesamiento de facturas comienza con la captura de imágenes de documentos. Hay varias formas de adquirir imágenes:
  • Un operador puede escanear documentos en papel.
  • Un operador puede agregar imágenes desde una carpeta.
  • Un administrador puede configurar un perfil de importación para importar desde un escáner, una carpeta de seguimiento o una bandeja de entrada de correo electrónico.
Para obtener más información, consulte Perfiles de importación de imágenes.
En la versión actual de FlexiCapture for Invoices, las facturas multipágina deben ensamblarse en el orden correcto, desde la primera página hasta la última. Defina el inicio y el final de cada factura multipágina en la configuración de importación.

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Especifique la configuración regional y de idioma

Cree una lista de los países de los que provienen sus facturas. Estos países determinan las reglas de validación que se usarán; los formatos permitidos para números, fechas e importes; las posibles tasas impositivas y monedas; y los valores de los campos especiales. También determinan las palabras clave que ayudan al programa a detectar ciertos campos. Para obtener más información, consulte Configuración de país e idioma.
Toda la configuración regional y de idioma está disponible en un archivo XML. Para obtener más información, consulte Edición de la configuración de procesamiento de facturas en archivos XML.

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Agregue bases de datos de proveedores y unidades de negocio

Complete este paso si tiene bases de datos de proveedores y unidades de negocio. Estas bases de datos ayudan al programa a identificar correctamente los grupos de campos del proveedor y de la unidad de negocio en una factura, y a extraer datos de ellos. Sin bases de datos, estos grupos de campos deben especificarse manualmente durante la verificación. Para obtener más información, consulte Uso de bases de datos de proveedores y unidades de negocio.

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Configurar la configuración de exportación

Especifique una ruta de exportación para los datos extraídos. El proyecto incluye un perfil de exportación predeterminado, pero también puede configurar perfiles adicionales para documentos con distintos estados. Por ejemplo, puede exportar documentos con el estado Rechazado a una carpeta independiente. Para obtener más información, consulte Configuración de exportación de datos.
Para obtener más información sobre los estados de los documentos y cómo se utilizan, consulte Estado de los documentos en proyectos de ABBYY FlexiCapture for Invoices.

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Configuración adicional

Estas opciones le permiten ajustar la calidad de captura y ampliar las capacidades de su proyecto.

Entrenar el sistema

Entrene el sistema durante la configuración para mejorar la calidad de captura de datos si las pruebas muestran que es baja.

Configurar reglas de validación

Especifique las reglas que se usan para verificar sus facturas.

Capturar campos adicionales

Extraiga más campos estándar o cree sus propios campos personalizados.

Conciliar órdenes de compra

Haga coincidir automáticamente los campos de facturas con las órdenes de compra.

Habilitar opciones para operadores

Permita Training during processing o que los operadores agreguen y editen registros de proveedores y unidades de negocio.

Actualizar la Definición de Document

Actualice los proyectos existentes cuando se publique una nueva versión; la configuración personalizada se conserva siempre que sea posible.

Desglosar direcciones

Divida las direcciones en código postal (ZIP), país, ciudad y calle para exportarlas a un sistema backend. El componente de calle puede incluir número de casa, número de apartamento, apartado postal y detalles similares.

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Configuración de la interfaz de usuario

Personalice la apariencia del formulario de datos y el comportamiento de cada estación de trabajo.

Configurar el formulario del documento

Configure cómo se muestran los datos en la ventana Document.

Localizar la Definición de Document

Traduzca las etiquetas de los campos, los nombres de los botones, las descripciones emergentes, otros textos del formulario de datos y los mensajes de error.

Aplicar la configuración global de la estación de trabajo

Defina el tema visual y la apariencia compartidos en todo el proyecto.

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Configuración personal de la estación de trabajo

La configuración personal está disponible en Herramientas → Opciones. El cuadro de diálogo Opciones le permite:
  • Elegir qué datos se almacenan en el registro y cuándo aparecen las descripciones emergentes.
  • Definir métodos abreviados de teclado.
  • Cambiar los colores de la interfaz gráfica.
  • Cambiar la configuración de reconocimiento automático.
  • Configurar cómo se muestran los cuadros de diálogo.
Todos los cambios realizados en el cuadro de diálogo Opciones se almacenan localmente y no se modifican si se cambia o actualiza el proyecto.