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ABBYY FlexiCapture for Invoices reconoce primero el texto de la factura. A continuación, detecta y captura los campos principales de la factura mediante un FlexiLayout y redes neuronales. Cuando ambos métodos detectan un mismo campo, el programa combina los resultados o selecciona el mejor.

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Cómo se reconoce el texto de las facturas

El programa empieza a procesar una factura reconociendo su texto según la configuración de la Definición de Document. Los campos de la factura se extraen durante el reconocimiento. En FlexiCapture for Invoices, los idiomas de reconocimiento están vinculados a la configuración del país. Al agregar un país de factura al grupo Países y lenguas, los idiomas correspondientes aparecerán automáticamente en la configuración de la Definición de Document.

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Cómo detecta los campos un FlexiLayout

El FlexiLayout detecta primero el proveedor y la unidad de negocio. Después, a partir de sus países, se seleccionan las palabras clave y las tasas impositivas que se utilizan para capturar los demás campos de la factura.

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Detección del proveedor y la unidad de negocio

Para determinar el proveedor y la unidad de negocio, el programa utiliza valores de la Configuración de la Definición de Document y de los registros del Conjunto de datos. Para obtener más información sobre las columnas BusinessUnits y Vendors en los conjuntos de datos y cómo utilizarlas, consulte conjunto de datos BusinessUnits y conjunto de datos Vendors.

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Requisitos del conjunto de datos para una detección precisa de empresas

El nivel de detalle y la calidad de la información introducida en las columnas del conjunto de datos influyen considerablemente en la calidad de la detección. Para obtener resultados de búsqueda lo más precisos posible, asegúrese de que el conjunto de datos cumpla estos requisitos.

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Algoritmo de detección de empresas

El programa detecta el proveedor y la unidad de negocio en tres etapas. Para mejorar los resultados de estas etapas, consulte Mejorar la detección de proveedores y unidades de negocio.
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Búsqueda de identificadores únicos

Los identificadores únicos de empresa son VATID, NationalVATID e IBAN. FlexiCapture for Invoices busca estos valores en la imagen del documento.En las Propiedades de Definición de Document (pestaña Configuración de Definición de Document, grupo Países y lenguas), los formatos de VATID, NationalVATID e IBAN (pestaña Formatos) y las palabras clave (pestaña Palabras clave) se establecen para cada país mediante expresiones regulares.El programa busca coincidencias exactas de esos campos en la imagen. Las expresiones regulares también pueden tener en cuenta posibles errores de reconocimiento mediante expresiones regulares extendidas. Para obtener más información, consulte Expresiones regulares extendidas.Los valores detectados se normalizan de la siguiente manera:
  • Las letras se convierten en mayúsculas.
  • Se eliminan los espacios y los siguientes caracteres: ., ,, —, /, \.
Si el prefijo alfabético de un campo se especifica mediante una expresión regular en las propiedades del país, en la pestaña Formatos, el prefijo reconocido se sustituye por el prefijo principal (también establecido en la pestaña Formatos). Por ejemplo, el identificador DE12345 puede reconocerse como OE12345. El prefijo detectado OE se sustituye entonces por el prefijo correcto DE.Los campos VATID, NationalVATID e IBAN detectados en una imagen de documento se utilizan para consultar el conjunto de datos. Los valores de las columnas VATID, NationalVATID e IBAN recibidos del conjunto de datos se normalizan de la misma manera que los valores detectados en la imagen y luego se comparan (mediante coincidencia exacta) con los valores normalizados detectados en la imagen.
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Búsqueda por nombre y dirección de la empresa

Se envía al conjunto de datos una consulta que utiliza todo el texto del documento para buscar los registros que mejor coincidan con él.Los valores de Name, Street, ZIP y City detectados en la imagen se comparan con los valores correspondientes de los registros del conjunto de datos.
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Formación de hipótesis

Las empresas encontradas durante los pasos anteriores se utilizan para formar un conjunto de hipótesis. ABBYY FlexiCapture for Invoices evalúa estas hipótesis y selecciona los 5 registros de proveedor y los 5 registros de unidad de negocio que coinciden de forma más fiable con los valores de campo de la imagen del documento. Estos registros forman 25 pares proveedor–unidad de negocio, y cada par se trata como una hipótesis independiente. A continuación, un algoritmo de red neuronal clasifica las hipótesis por fiabilidad, y el par proveedor–BU con mejor ajuste se convierte en la hipótesis final y en el resultado de la detección de proveedor y unidad de negocio.

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Filtrado de hipótesis

Las hipótesis se dividen en hipótesis fiables y poco fiables, según la fiabilidad con la que el registro del conjunto de datos coincide con el valor del campo en la imagen del documento. Según el escenario de verificación, puede decidir si debe tenerse en cuenta la fiabilidad de la hipótesis al detectar el proveedor y la unidad de negocio. Para que ABBYY FlexiCapture for Invoices seleccione la hipótesis final exclusivamente entre las hipótesis fiables, use la marca del registro InvoiceReader/ShouldFilterUnsureCompanyHypotheses. El filtrado de hipótesis funciona de forma diferente para los proveedores y las unidades de negocio. El filtrado es distinto porque los conjuntos de datos de proveedores y de unidades de negocio son diferentes.
  • Normalmente hay muchos menos registros de unidades de negocio que de proveedores. Además, cambian con mucha menor frecuencia, por lo que es más fácil mantenerlos actualizados. Por lo tanto, detectar una hipótesis fiable aumenta la probabilidad de que la hipótesis final sea correcta. Sin embargo, detectar una unidad de negocio es importante incluso si no se ha encontrado ninguna hipótesis fiable, porque el factor más importante en la fiabilidad del resultado de la detección es la evaluación de la fiabilidad de los pares proveedor–unidad de negocio.
  • Normalmente hay muchos más registros de proveedores, y el conjunto de datos contiene más columnas, porque los proveedores indican más información sobre su propia empresa en sus facturas que sobre la unidad de negocio. Los registros también pueden contener información desactualizada, por lo que el filtrado de hipótesis poco fiables depende tanto de la calidad del conjunto de datos como del tipo de escenario de verificación.
Para aumentar la probabilidad de detectar hipótesis fiables, mantenga actualizados los conjuntos de datos e incluya toda la información posible sobre proveedores y unidades de negocio.

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Resultados de la detección del proveedor y la unidad de negocio

Los principales resultados de la detección del proveedor y la unidad de negocio son los identificadores de sus registros. La detección también puede devolver marcas, regiones de campo y el país de cada empresa. Si examina la ubicación de las regiones de campo en la imagen, puede ver exactamente dónde encontró el programa los campos de los grupos de campos Vendor y Business Unit que le permitieron detectar el proveedor y la unidad de negocio. Si los valores de campo de IBAN y VATID no figuran en el conjunto de datos Vendors, pueden utilizarse palabras clave y formatos para detectar los valores adecuados, del mismo modo que se detectan los datos bancarios (siempre que se haya encontrado el proveedor correspondiente). La búsqueda de cualquier región de campo puede modificarse mediante entrenamiento o aplicando un FlexiLayout adicional. Esto no afecta a la detección del proveedor ni de la unidad de negocio, pero puede influir en la ubicación de las regiones de campo de estos grupos de campos tras el emparejamiento de la Definición de Document con las facturas. Para obtener más información, consulte Captura de campos de facturas adicionales.

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Mejorar la detección del proveedor y de la unidad de negocio

Cuanto mejor coincida un registro de proveedor o de unidad de negocio del conjunto de datos con el texto extraído de una imagen de factura, con mayor precisión detectará el programa al proveedor o a la unidad de negocio. Primero, identifique los datos de la base de datos externa que correspondan a las columnas del conjunto de datos que se usan para encontrar la empresa en una factura. La base de datos externa y el conjunto de datos deben estar conectados correctamente. Para obtener más información, consulte Uso de bases de datos de proveedores y unidades de negocio. Conecte una base de datos de unidades de negocio aunque no necesite detectar la unidad de negocio. Si solo se conecta la base de datos de proveedores, la calidad de la evaluación de los pares proveedor–BU puede verse perjudicada. Si hay muy pocas unidades de negocio (por ejemplo, una), conectar dicha base de datos no influye de forma significativa en la evaluación. Sin embargo, puede mejorar la calidad de la detección cuando una unidad de negocio se detecta erróneamente como proveedor. Rellene las columnas Name, Street, ZIP y City del conjunto de datos para obtener los mejores resultados en la búsqueda de nombres y direcciones. El nombre y la dirección de la empresa son especialmente importantes cuando no es posible identificarla mediante VATID, NationalVATID o IBAN. Rellenar correctamente las palabras clave y los formatos de los identificadores mejora considerablemente la calidad de la detección. ABBYY FlexiCapture for Invoices ofrece expresiones regulares predefinidas para los formatos de los identificadores, pero puede crear las suyas propias si es necesario. Para ello, vaya al grupo Países y lenguas de la pestaña Configuración de Definición de Document, seleccione el país correspondiente y haga clic en Editar…. Si la misma empresa aparece tanto en la lista de proveedores como en la lista de unidades de negocio, especifique el mismo VATID para los registros correspondientes en ambos conjuntos de datos (aunque las facturas no incluyan VATID). Esto evita que el programa detecte incorrectamente al proveedor y a la unidad de negocio. Para compensar posibles variaciones en los valores de los campos de las imágenes, use:

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Valores predefinidos de proveedor y unidad de negocio

El proveedor o la unidad de negocio de la empresa de la factura puede determinarse de antemano en función del origen de la factura (el nombre del operador de digitalización o la dirección de correo electrónico del remitente del mensaje). Para especificar explícitamente el proveedor o la unidad de negocio antes de la detección automática, establezca el parámetro de registro del documento fc_Predefined:InvoicePredefinedVendorId o fc_Predefined:InvoicePredefinedBusinessUnitId en el identificador (Id) de una entrada del conjunto de datos Vendors o BusinessUnits. Un valor predefinido no impide la detección automática del proveedor o la unidad de negocio. Además del proveedor o la unidad de negocio predefinidos, obtiene un valor de confianza (que indica hasta qué punto los valores predefinidos coinciden con los valores extraídos de la imagen) y las regiones de los campos de los grupos de campos Proveedor y Unidad de negocio.

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Grupo de campos del encabezado de la factura

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InvoiceNumber and InvoiceDate

El encabezado de una factura incluye, entre otros, los campos InvoiceNumber e InvoiceDate. Estos campos se detectan mediante palabras clave especificadas en las propiedades de idioma de la Definición de Document. Primero se detectan el proveedor y la unidad de negocio, lo que proporciona información sobre sus países. Los países determinan los idiomas (los idiomas que corresponden a un país se especifican en la Definición de Document). El conjunto de palabras clave para localizar los campos se toma de los países del proveedor y de la unidad de negocio. Puede cambiar la forma en que el programa busca las regiones de los campos editando las palabras clave y mediante el entrenamiento.

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Cómo identifica el programa las facturas y las notas de crédito

FlexiCapture determina si un documento es una factura al aplicar el FlexiLayout. Cada una de las siguientes condiciones indica que un documento es una factura. No es necesario que se cumplan todas, pero cada una tiene un peso determinado.
  • Se detectaron los campos InvoiceNumber e InvoiceDate.
  • Se detectaron palabras clave del elemento de localización InvoiceIdentifiers. Para obtener más información, consulte Palabras clave.
  • Se detectó un proveedor o una unidad de negocio en el documento.
Un documento puede identificarse como nota de crédito si se detectan en la imagen palabras clave del elemento CreditNoteKeyword o si el documento tiene un Total negativo.

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grupo de campos Montos

FlexiCapture for Invoices captura estos campos del grupo Montos de una factura.

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Tasas impositivas y totales de impuestos

La información de la Definición de Document se utiliza para encontrar importes y tasas impositivas. El programa intenta encontrar hasta dos tasas impositivas en la imagen. Si hay más de dos tasas impositivas en la factura, se pueden crear campos adicionales y rellenarlos manualmente en el formulario de datos. El programa utiliza palabras clave para detectar los campos TotalTax y TotalNetto. Puede especificar estas palabras clave en las propiedades de un país o de un idioma, según cómo deban utilizarse. Para obtener más información, consulte Country and language settings y Palabras clave.

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Cómo se detecta el campo Total

Hay dos tipos de palabras clave para el campo Total, ubicadas en distintas categorías. Para obtener más información sobre las categorías de elemento de localización, consulte Palabras clave.
Si no está seguro de a cuál de estas dos categorías agregar una palabra clave, agréguela a AmountTotalHighConfidenceLabels. Si encuentra facturas en las que la palabra clave hace que el programa identifique otro campo como el campo Total, puede moverla a AmountTotalLowConfidenceLabels.
Además de las palabras clave, el programa busca estos elementos al intentar detectar el campo Total:
  • Números que aparecen dos o tres veces en la misma línea o columna de la imagen. Estos números pueden ser el Total en facturas en las que no se especifican impuestos.
  • Números que son la suma de los números ubicados encima de ellos en la misma columna.
  • Los números más grandes (por valor absoluto) ubicados al final del documento.

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Currency e importes calculados

El programa busca el campo Currency solo si se ha detectado un campo Total. Para ello, se utilizan palabras clave de las propiedades del país en la Definición de Document. Todos los campos del grupo de campos Montos que no pudieron detectarse en la imagen se calculan automáticamente, excepto el campo Total, que debe detectarse en la imagen. Si el programa no logra extraer correctamente la información de los campos del grupo de campos Montos, el campo Total se marca como que requiere verificación. Si el programa no logra detectar los campos Total y Currency con un alto nivel de confianza, o no logra detectarlos en absoluto, puede utilizar el entrenamiento para mejorar la calidad de la extracción.

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Grupo de campos de la orden de compra

FlexiCapture for Invoices puede extraer todos los números de orden de compra y sus importes correspondientes de la factura. Esta función está deshabilitada de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte emparejamiento de órdenes de compra. Para extraer números de orden de compra, necesita un conjunto de datos con una lista de posibles números de orden de compra y sus importes. Para obtener más información, consulte PurchaseOrders conjunto de datos. El campo de orden de compra se puede extraer mediante una expresión regular o un conjunto de datos que contenga posibles números de orden de compra.

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Detección de órdenes de compra con un conjunto de datos

Si se usa un conjunto de datos con posibles números de orden de compra, FlexiCapture for Invoices busca en las imágenes los números de este conjunto de datos. Es mejor tener la menor cantidad posible de números de orden de compra en la base de datos. Para reducir esa cantidad, puede:
  • Usar la columna VendorId del conjunto de datos. En este caso, el programa solo usa números de orden de compra del proveedor de la factura.
  • Filtrar las órdenes de compra para las que ya se haya recibido una factura y agregar solo los números de las órdenes de compra para las que todavía no se haya recibido ninguna factura.
El programa busca en la base de datos los importes que corresponden a los números de orden de compra detectados. También busca en la imagen todos los números de orden de compra, incluidos los de las Partidas de la factura.

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Detección de órdenes de compra mediante una expresión regular

Las órdenes de compra suelen generarse en el sistema ERP del comprador, por lo que las facturas emitidas a una unidad de negocio específica tienden a ser similares y normalmente es posible describirlas mediante una expresión regular. Si existe una expresión regular para los números de orden de compra, el programa detecta todos los números en las imágenes que cumplen la expresión. Puede especificar la expresión regular en el elemento RegularExpression de un archivo de configuración XML.
Para obtener más información sobre los archivos de configuración XML, consulte Edición de la configuración del procesamiento de facturas en archivos XML.

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Grupo de campos Partidas

FlexiCapture for Invoices puede extraer partidas de facturas a partir de imágenes. La extracción de partidas de facturas está deshabilitada de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Campos adicionales. Para ver una lista de los campos que el programa extrae automáticamente, consulte Campos capturados. FlexiCapture for Invoices primero busca una tabla en la imagen. Durante esta búsqueda, utiliza las palabras clave de los títulos de las columnas especificadas para cada idioma en las propiedades de la Definición de Document. Las palabras clave de las columnas de las partidas de factura también se usan para clasificar las partidas, es decir, para determinar el tipo de cada columna de las partidas de factura. A continuación, el programa usa la información sobre las columnas detectadas y las expresiones matemáticas para encontrar las partidas de factura en la tabla de la factura. Por último, busca en las partidas de factura los campos de las columnas. El entrenamiento puede usarse para mejorar la calidad de la extracción automática de partidas.

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Cómo detectan los campos las redes neuronales

El programa incluye dos redes neuronales que pueden usarse para capturar estos campos:
  • InvoiceNumber
  • InvoiceDate
  • Total
  • Vendor\Name
  • Vendor\Address
  • Business Unit\Name
  • Business Unit\Address
  • Purchase Orders\Order Number
  • LineItems:
    • OrderNumber
    • OrderDate
    • Position
    • ArticleNumber
    • Description
    • Quantity
    • Unidad de medida
    • Precio unitario
    • Total Price Netto
    • VATPercentage
Las redes neuronales tienen capacidad de autoaprendizaje: pueden detectar dependencias complejas entre los datos de entrada y hacer generalizaciones útiles. Para lograr la máxima precisión, el programa usa tanto un FlexiLayout como sus redes neuronales para capturar campos de facturas. Los campos que el programa no consigue extraer mediante sus redes neuronales se extraen con FlexiLayout. Si un campo puede extraerse tanto mediante las redes neuronales como mediante FlexiLayout, el programa combina los resultados de forma inteligente. La forma en que se combinan los resultados depende del campo. Para obtener más información, consulte Cómo se combinan los resultados de detección de campos.

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Desactivar las redes neuronales

De forma predeterminada, las redes neuronales se usan como segundo método para capturar campos de documentos. Si necesita procesar documentos que no sean facturas dentro de su proyecto de facturas, puede desactivar las redes neuronales, ya que se entrenaron específicamente para capturar campos de facturas y puede que no funcionen bien con otros tipos de documentos.
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Abra el Editor de Definición de Document

Abra el Editor de Definición de Document.
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Abra los campos y características adicionales

Haga clic en Propiedades de la Definición de Document… → Configuración de la Definición de Document → Campos y características adicionales.
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Desactive la opción

Desactive la opción correspondiente a los grupos de campos cuya red neuronal desee desactivar.

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Cómo se combinan los resultados de detección de campos

La forma en que el programa combina los resultados de detección de campos o selecciona el mejor resultado depende del campo. Como regla general, se da prioridad a los resultados obtenidos por la red neuronal correspondiente. Las excepciones son las búsquedas basadas en conjuntos de datos y las búsquedas que utilizan expresiones regulares creadas para documentos específicos del cliente.