Comparer les lignes de facture aux lignes de commande

Comparez les lignes de facture aux articles de commande d’achat : confirmez les numéros et totaux de commande, liez les lignes correspondantes et ajoutez les éléments Commande d’achat manquants.

Lorsque vous travaillez avec des factures, un opérateur peut vérifier que les lignes de facture correspondent aux détails de la commande.

Pour chaque numéro de commande d’achat trouvé sur une facture, un élément de groupe Commandes d’achat s’affiche. Il contient les éléments suivants :

• Champ Numéro de commande – affiche le numéro de commande trouvé sur l’image de la commande.
• Champ Total – affiche le total de la commande trouvé sur l’image de la commande.
• Case à cocher Commande contrôlée – confirme que les champs de facture Numéro de commande et Total sont corrects pour une commande. Vous pouvez la sélectionner uniquement manuellement.
• Bouton Details… – affiche un tableau des lignes de la commande.

Pour configurer l’affichage des colonnes dans le tableau, cliquez sur le bouton dans le coin gauche du tableau. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour trouver du texte dans les champs de l’article.

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Confirmer les éléments par un contrôle rapide

Si un rapide contrôle visuel confirme que les éléments ont bien été associés, cochez la case Commande contrôlée. Cela confirme que tous les articles de la facture correspondent à la commande. Après une nouvelle vérification des règles pour tous les éléments de Lignes d’articles correspondant à un même numéro de commande, la case Est valide est cochée automatiquement.

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Associer les articles en détail

Pour une vérification plus approfondie, associez manuellement les articles de commande aux articles de facture dans Lignes d’articles. L’association des articles facilite la comparaison visuelle, car elle permet de voir dans Lignes d’articles les articles non associés en trop ou erronés, ainsi que les articles manquants (lorsque toutes les lignes du tableau des articles de commande ne sont pas associées). L’association des articles peut également être requise lors de l’exportation des données de facture.

1. Ouvrir le tableau des articles de commande

   Cliquez sur Details… pour ouvrir le tableau des articles de commande.

2. Associer les articles correspondants

   Comparez chaque article de commande à l’article de facture correspondant, puis associez-les de l’une des manières suivantes :

   • Sélectionnez une ligne dans le tableau Lignes d’articles, puis cliquez sur le symbole + dans la ligne correspondante du tableau des articles de commande.
   • Sélectionnez une ligne dans le tableau des articles de commande, ouvrez le menu contextuel de la ligne correspondante dans Lignes d’articles, puis choisissez Bind Row.

   Pour annuler une commande Bind Row, choisissez Unbind Row dans le menu contextuel de Lignes d’articles.

Après avoir associé une ligne, sa case à cocher Est valide est activée et le champ OrderItemId contient l’indice de l’article de commande de la ligne associée. Pour les articles qui n’ont pas été associés, renseignez manuellement le champ OrderItemId.

Si aucun numéro de commande n’a été trouvé sur l’image et n’a donc pas été transféré vers le formulaire de données, cliquez sur le lien Add ‘Purchase Order’ item. Cela ajoute un élément vide au groupe commandes d’achat. Renseignez les champs Order Number et Total, soit en indiquant l’emplacement de ces valeurs sur l’image, soit en les saisissant manuellement.