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請求書を処理する前に、Projectを作成して設定する必要があります。まず基本設定を行い、その後、以下で説明する追加設定とインターフェイス設定でProjectを調整します。

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Projectを作成する

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新しいProjectを作成する

File メニューを開き、New Project を選択します。次に、Project type のドロップダウンリストで、事業部門の所在地に応じた Invoice Processing オプション ((Au-NZ)、(CA)、(ES)、(EU)、(JP)、または (US)) を選択します。詳細については、サポートされている国と言語一覧を参照してください。
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Projectに名前を付けて保存する

Project名と保存先フォルダーを指定します。たとえば部門ごとや特定のベンダーごとに、複数のProjectを作成できます。

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Projectを設定します

適切に設定されたProjectほど、データ抽出の精度が高くなります。請求書の処理を開始する前に、次の主要な設定を構成してください。

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インポートプロファイルを設定する

請求書処理は、文書画像を取得することから始まります。画像を取得する方法はいくつかあります。
  • オペレーターは紙の文書をスキャンできます。
  • オペレーターはフォルダーから画像を追加できます。
  • 管理者は、スキャナ、Hot Folder、または電子メールの受信トレイからインポートするためのインポートプロファイルを設定できます。
詳細については、画像インポートプロファイルを参照してください。
現在のバージョンの FlexiCapture for Invoices では、複数ページの請求書は先頭ページから最終ページまで正しい順序でまとめる必要があります。各複数ページ請求書の開始位置と終了位置をインポート設定で定義してください。

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地域と言語の設定を指定する

請求書の発行元となる国のリストを作成します。これらの国によって、使用するバリデーションルール、数値・日付・金額で許可される形式、使用可能な税率と通貨、特別なfieldの値が決まります。また、プログラムによる特定のfieldの検出に役立つキーワードも決まります。 詳細については、国と言語の設定を参照してください。
すべての地域および言語の設定は、XMLファイルで提供されています。詳細については、XMLファイルでの請求書処理設定の編集を参照してください。

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ベンダー データベースと事業部門データベースを追加する

ベンダーと事業部門のデータベースがある場合は、この手順を実行してください。これらのデータベースを使用すると、プログラムは請求書上のベンダーおよび事業部門の field グループを正しく識別し、そこからデータを抽出できます。データベースがない場合は、検証時にこれらの field グループを手動で指定する必要があります。 詳細については、ベンダー データベースと事業部門データベースの使用を参照してください。

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エクスポート設定を設定する

抽出データのエクスポート パスを指定します。プロジェクトには既定のエクスポート プロファイルが含まれていますが、文書ステータスごとに追加のプロファイルを設定できます。たとえば、Rejected ステータスの文書を別のフォルダーにエクスポートできます。 詳細については、データ エクスポート設定を参照してください。
文書ステータスとその使われ方の詳細については、ABBYY FlexiCapture for Invoices プロジェクトにおける文書のステータスを参照してください。

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追加設定

これらのオプション設定では、抽出品質を微調整し、Projectで可能な処理を拡張できます。

システムを学習させる

テストでデータ抽出品質が低いことがわかった場合は、セットアップ時にシステムを学習させて改善します。

バリデーションルールを設定する

請求書のチェックに使用するルールを指定します。

追加のfieldを抽出する

より多くの標準fieldを抽出するか、独自のカスタムフィールドを作成します。

購買注文書を照合する

請求書のfieldを購買注文書と自動的に照合します。

オペレーター向けオプションを有効にする

Training during processing を有効にしたり、オペレーターがベンダーおよび事業部門のレコードを追加・編集できるようにしたりできます。

Document Definition を更新する

新しいバージョンがリリースされた際に既存のProjectを更新します。カスタム設定は可能な限り保持されます。

住所を解析する

バックエンドシステムにエクスポートできるよう、住所を郵便番号 (ZIP) 、国、都市、番地に分割します。番地の要素には、番地、部屋番号、私書箱番号などの詳細を含めることができます。

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ユーザーインターフェースの設定

データ フォームの表示や各ワークステーションの動作をカスタマイズします。

ドキュメント フォームを設定する

ドキュメント ウィンドウでのデータの表示方法を設定します。

Document Definition をローカライズする

field のキャプション、ボタン名、ツールチップ、その他のデータ フォームのテキスト、エラー メッセージを翻訳します。

共通のワークステーション設定を適用する

プロジェクト全体で共通のスキンと外観を設定します。

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個人用ワークステーション設定

個別の設定は Tools → Options で行えます。Options ダイアログでは、次の操作が可能です。
  • ログに保存するデータや、tooltips を表示するタイミングを選択する。
  • キーボードショートカットを定義する。
  • GUI の色を変更する。
  • 自動認識設定を変更する。
  • ダイアログの表示方法を設定する。
Options ダイアログで行ったすべての変更はローカルに保存され、Project が変更または更新されても影響を受けません。